Lleva un control documental digno para cumplir las normas ISO 9000 e ISO 9001

Pasa de no tener un control documental adecuado, a que todo sea digital y en una sola plataforma. En este artículo conocerás la solución de redacción, aprobación y control documental para el cumplimiento de las normas de calidad.

¿Llevar control documental importa?

La documentación debe ser tu aliado, no el impedimento para entregar tu servicio

El control de documentos puede ser uno de los procesos más largos y complejos de manejar en una organización.

Ir desde el paso de asignar a los responsables, la creación y redacción de forma colaborativa pero organizada, la revisión y la corrección, hasta llegar al documento adecuado para publicar, puede causar confusiones y complicaciones en tu equipo.

En estos tiempos de trabajo remoto y de alta movilidad, seguir utilizando un método tradicional hará prácticamente imposible llevar un control documental certero y libre de papel. Sin embargo, este proceso puede simplificarse por medio de las herramientas tecnológicas correctas.

De esta manera, lleva a cabo la auditoría, control y trazabilidad de los documentos, de las acciones y de la productividad de su equipo, sin necesidad de utilizar múltiples formatos, canales ni medios.

¿Quieres conocer más de la solución? Comienza con nuestro Webinar que realizamos para presentarla:

Un requisito indispensable para las normas ISOs, está relacionado al tema de control documental. La norma  ISO 9001 pide un procedimiento documentado que defina los controles para la aprobación, revisión y actualización de los documentos.

Los cambios deben de identificarse, así como el estado de revisión de estos documentos. Además debe de asegurar que las versiones vigentes de los documentos se encuentren en los puntos donde se requieran, que estén legibles y que sean fácilmente identificables.

Durante el proceso de certificación como en las auditorías posteriores, la parte de control de documentos es una de los no conformidades que aparecen con mayor frecuencia, debido a que no se lleva de la manera adecuada un control documental.

Los requisitos de las normas son muy concretos, pero no te dicen exactamente cómo cumplirlos para tu organización. Un problema frecuente en las organizaciones que se encuentran certificadas o implementando las normas ISO 9000 y 9001, es el control de los documentos que se generan.

¿Qué necesita tu organización?

Todo esto sin necesidad de interactuar directamente con múltiples plataformas tecnológicas, que sea concentrado a través de una sola plataforma y a través de una sola interfaz para que sea sencilla para los usuarios.

¿Cómo lo obtengo?

Solución de redacción, aprobación y control documental

Un control documental digno de ISO requiere seguir las metodologías y estándares de calidad más altos, para ello son necesarios sistemas que gestionen, con la menor intervención humana, el ciclo de vida documental.

Gracias a iik technologies, la solución de redacción, aprobación y control documental, basada en Alfresco, le permitirá a tu organización

1. Iniciar el proceso de solicitud de un documento por medio de un formulario. La solicitud puede realizarla un usuario interno o externo, según lo decida tu organización.
2. Asignar a los responsables de forma automática, según el tipo de documento y el área al que corresponde, A partir de los requerimientos de la solicitud, también podrá elegir si el documento se basará en alguna plantilla o si su creación será desde cero.
3. Elaborar el documento que te fue asignado sólo o de forma colaborativa directamente en Office o la plataforma de tu elección. Al terminar tu parte, selecciona Listo y permite que el otro asignado continúe o comience la revisión.
4. Realizar cambios, una vez terminada la redacción, los revisores serán notificados para realizar su tarea. Podrán escribir comentarios generales y particulares
5. Aprobar el documento. Si existen cambios, se puede rechazar el documento y éste volverá a los redactores con los comentarios asociados para su edición. Este ciclo se repetirá las veces necesarias hasta la aprobación. En este punto, es posible integrar la solución de firma electrónica preferida por tu organización. 
6. Guardar documento en su carpeta como la versión final y, dependiendo de la regla que se asocie, podría transformarse automáticamente en otro formato, por ejemplo PDF. También, si así se dispone, se puede publicar en una página web, blog o demás medios.

¿Qué se obtiene en la solución?

Nos otorga una manera de generar solicitudes con datos iniciales que nos permiten hacer la búsqueda de las solicitudes de manera sencilla, a partir de los campos:

• Número de solicitud
• Código de documento
• Estado de solicitud
• Solicitante
• Tipo de documento

Podemos hacer asignaciones de acuerdo a los requerimientos o especificamente a los tipos de documentos que se están solicitando como redacción o modificación.

Adicional tendrás la capacidad de recibir notificaciones a lo largo de todo el  proceso para las distintas acciones que se van realizando para hacer un seguimiento en las bandejas de estado de la plataforma donde te permita ver:

• Semáforo de las actividades que se han realizado ¿Cuáles son prioritarias? ¿Cuáles están vencidas?
• Hacer filtros de solicitudes abiertas, finalizadas y aprobadas
• Reasignar estas solicitudes de una manera sencilla

¿Qué hay detrás de la solución?

Esta la plataforma de transformación Digital Alfresco utilizando los módulos de Gestión de Procesos de Negocio (APS) y el Gestor de Contenido (ACS).

Esta plataforma cumple con lo establecido por el Gobierno Federal , donde debemos trabajar con plataformas de estándares abiertos, que sean escalables y personalizables para todas las instituciones.

¿Qué recibe tu organización?

Las ventajas de realizar tu gestión y creación de nuevos documentos a partir de la solución de Redacción, Aprobación y Control Documental son:

Beneficios de tu organización

• Incremento de productividad
• Visibilidad y transparencia
• Cumplimiento legal y regulatorio
• Mayor satisfacción del cliente/usuario
• Disminución de riesgos   
• Menor fricción tecnológica

Recuerda que uno de los puntos más comunes de inconformidad en todas las organizaciones, es la documentación. Adoptar buenas prácticas para el control de la información documentada, es uno de los pasos principales, tanto en la implementación de la normas ISOs 9000 y 9001 como en su mantenimiento.

Solicita tu consultoría gratuita para comenzar el control documental de tu organización y cumplir con las normas cómodamente