Archivo Institucional Digital


 

La importancia de la digitalización del gobierno va ligada a que los estados sean más eficientes, incluyentes y resilentes para generar mayor progreso, igualdad y seguridad en sus ciudadanos.

Dentro de estas iniciativas, los datos son la materia prima esencial para conservar una identidad cultural e histórica, además de generar transparencia y confiabilidad en las entidades gubernamentales; es por ello que la documentación está regulada actualmente por la Ley General de Archivos: el primer paso hacia la digitalización de todo el archivo.

¿En qué consiste la Ley general de Archivos? ​


En que cada sujeto obligado cuente con un Sistema Institucional de Archivo (SIA) homogéneo y que la actividad archivística se estandarice y se alinee a las mejores prácticas, para que toda la documentación física y digital se pueda:


  • Organizar
  • Conservar
  • Disponer
  • Localizar
  • Garantizar integridad
 

Para conseguirlo, es necesario seguir con la metodología impuesta por el Archivo General de la Nación, la cual debe ser cumplida por personal y sistemas, que de forma principalmente automática, van a gestionar los documentos y hacer que transiten en su ciclo de vida de tres grandes hitos:

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Archivo de Trámite

Los documentos entran por el área de correspondencia y pasan al Archivo de Trámite del área o unidad y se cataloga como documento activo para que se utilice como fuente de información para la toma de decisiones y la resolución de sus asuntos encomendados.

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Archivo de Concentración

Una vez el trámite cerrado se hace la transferencia primaria de los documentos al Archivo de Concentración como semiactivos porque pueden ser consultados por la institución. Pasado el tiempo de retención dispuesto en el Catalogo de Disposición Documental, los documentos serán dados de baja o se hará la transferencia secundaria, dependiendo del valor patrimonial de los mismos.

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Archivo Histórico

Los documentos transferidos al Archivo Histórico permanecerán ahí indefinidamente porque cumplen como testimonio patrimonial de México y son de libre acceso. El Archivo Histórico puede ser uno particular, el de su entidad federativa o el Archivo General de la Nación, según corresponda.

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Para conseguirlo, es necesario seguir con la metodología impuesta por el Archivo General de la Nación, la cual debe ser cumplida por personal y sistemas, que de forma principalmente automática, van a gestionar los documentos y hacer que transiten en su ciclo de vida de tres grandes hitos:

Plataforma que automatiza el paso de un documento a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación o recepción, hasta su baja o transferencia como patrimonio histórico.
Sistema que puede recibir documentación desde el área de correspondencia u otras áreas o sistemas y conservar, a lo largo del ciclo de vida del documento, su contenido, historial y origen.
Creación automática de expedientes según el Cuadro general de clasificación archivística, clasificándolos por el orden lógico dispuesto en los lineamientos y cronológicamente.
Herramientas de visualización, consulta y búsqueda de información en los documentos, reguladas por permisos de área y funciones.
Almacenamiento seguro y auditable de los documentos según el tiempo dispuesto en el Catálogo de disposición documental de su organización.
Cuando las condiciones normativas se cumplan, se hará la transferencia automática de la serie documental al archivo que le corresponda.
Cuando, según la disposición documental, no hay valores patrimoniales en la documentación se tendrá que eliminar el documento. El sistema tendrá una alarma y asignará la tarea para que el encargado pueda realizar la baja documental de forma controlada y auditable.
Con una estructura de serie, tipo documental y metadatos, se cumplen todos los requerimientos de la Guía de archivo documental, el Catálogo de disposición documental y el Cuadro general de clasificación archivística que su organización tenga. De esta forma, se garantiza un cumplimiento de lineamientos, pero también completa personalización de tus particularidades organizacionales.

Las ventajas de realizar el cumplimiento con esta solución

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Implementación en 6 semanas

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Más usos con el mismo software

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Cumplimiento de LGA

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Totalmente personalizable

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