¿Esta solución que puede hacer por tu organización?


Control documental Inicia una solicitud de creación o modificación de documento

Control documental Asigna responsables que redacten y otros que aprueben el documento

Control documental Redacción controlada y versionada del documento

Ley General de Archivos Revisión y aprobación o solicitud de cambios en el documento por los responsables seleccionados

Ley General de Archivos Exportación, publicación y guardado de la versión final del documento

Conoce la solución de Redacción, Aprobación y Control Documental

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Para conseguirlo se deben tener las metodologías y sistemas que gestionen con la menor intervención humana
el ciclo de vida documental dispuesto por el Archivo General de la Nación:

Usuarios internos o externos podrán iniciar el proceso de solicitud de un documento por medio de un formulario.

De forma automática, según el tipo de documento y el área al que corresponde, se dará la tarea al encargado para asignar a los responsables de redactar los documentos y de los que lo revisarán. A partir de los requerimientos de la solicitud, también podrá elegir si el documento se basará en alguna plantilla o si su creación será desde cero.

Elabora el documento que te fue asignado solo o de forma colaborativa directamente en Office o la plataforma de tu elección, pero con guardado en un gestor documental con versionado automático. Al terminar tu parte, selecciona Listo y permite que el otro asignado continúe o comience la revisión.

Una vez terminada la redacción, los revisores serán notificados para realizar su tarea. Podrán escribir comentarios generales y particulares, con la finalidad de que los redactores realicen los cambios. 

Cuando estés de acuerdo con el documento, podrás aprobarlo.Si existen cambios, se puede rechazar el documento y éste volverá a los redactores con los comentarios asociados para su edición. Este ciclo se repetirá las veces necesarias hasta la aprobación. 

En este punto, es posible integrar la solución de firma electrónica preferida por tu organización. 

El documento una vez aprobado se guarda en su carpeta como la versión final y, dependiendo de la regla que se asocie, podría transformarse automáticamente en otro formato, por ejemplo PDF. También, si así se dispone, se puede publicar en una página web, blog o demás medios. 

¡Esta solución está basada en Alfresco!

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El control de documentos puede ser uno de los procesos más largos y complejos de manejar en una organización.

Ir desde el paso de asignar a los responsables, la creación y redacción de forma colaborativa pero organizada, la revisión y la corrección, hasta llegar al documento adecuado para publicar, puede causar confusiones y complicaciones en tu equipo, sobre todo si se está sujeto a
En estos tiempos de trabajo remoto y de alta movilidad, seguir utilizando un método tradicional hará prácticamente imposible llevar un control documental certero y libre de papel. Sin embargo, este proceso puede simplificarse por medio de las herramientas tecnológicas correctas.

De esta manera, lleva a cabo la auditoría, control y trazabilidad de los documentos, de las acciones y de la productividad de su equipo, sin necesidad de utilizar múltiples formatos, canales ni medios.

Las ventajas de realizar tu gestión y creación de nuevos documentos a partir de la solución de Redacción, Aprobación y Control Documental son:

Integración de firma electrónica

Implementado desde 6 semanas

100% personalizable

Auditable y Medible

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¿Cómo tu organización se puede beneficiar con esta solución?

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