Redacción, Aprobación y Control Documental


 

El control de documentos puede ser uno de los procesos más largos y complejos de manejar en una organización.

Ir desde el paso de asignar a los responsables, la creación y redacción de forma colaborativa pero organizada, la revisión y la corrección, hasta llegar al documento adecuado para publicar, puede causar confusiones y complicaciones en tu equipo.

En estos tiempos de trabajo remoto y de alta movilidad, seguir utilizando un método tradicional hará prácticamente imposible llevar un control documental certero y libre de papel. Sin embargo, este proceso puede simplificarse por medio de las herramientas tecnológicas correctas.

¿Qué hace esta solución por tu organización?​


  • Inicia una solicitud de creación o modificación de documento.
  • Asigna responsables que redacten y otros que aprueben el documento.
  • Redacción controlada y versionada del documento.
  • Revisión y aprobación o solicitud de cambios en el documento por los responsables seleccionados.
  • Exportación, publicación y guardado de la versión final del documento.
 
Usuarios internos o externos podrán iniciar el proceso de solicitud de un documento por medio de un formulario.
De forma automática, según el tipo de documento y el área al que corresponde, se dará la tarea al encargado para asignar a los responsables de redactar los documentos y también a los revisores, según el tipo de documento y el área.
Elabora el documento que te fue asignado solo o de forma colaborativa directamente en Office o la plataforma de tu elección, pero con guardado en un gestor documental con versionamiento automático.
Una vez terminada la redacción, los revisores serán notificados para realizar su tarea. Podrán escribir comentarios generales y particulares, con la finalidad de que los redactores realicen los cambios.
Cuando estés de acuerdo con el documento, podrás aprobarlo. Si existen cambios, se puede rechazar el documento y éste volverá a los redactores con los comentarios asociados para su edición. Este ciclo se repetirá las veces necesarias hasta la aprobación.  En este punto, es posible integrar la solución de firma electrónica preferida por tu organización.
El documento, una vez aprobado, se guarda en su carpeta como la versión final y, dependiendo de la regla que se asocie, podría transformarse automáticamente en otro formato, por ejemplo PDF. También, si así se dispone, se puede publicar en una página web, blog o demás medios.

Ventajas de realizar tu gestión con esta solución

Redacción, Aprobación y Control Documental

Integración de firma electrónica

Redacción, Aprobación y Control Documental

Implementación a partir de 6 semanas

Redacción, Aprobación y Control Documental

100% personalizable

Redacción, Aprobación y Control Documental

Auditable y medible

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