Captura Inteligente

Los documentos, según su tipo, tienen datos imprescindibles para tu organización, los cuales necesitan estar disponibles y a la mano para ejecutar tareas, pero generalmente estos datos están sepultados entre el restante contenido.

La digitalización con captura inteligente permite que, prácticamente sin intervención humana, tu organización consiga que todos sus documentos sean procesados, clasificados, se les extraiga la información relevante y, ahora como documentos explotables y valiosos, estos puedan alimentar los sistemas y procesos de tu organización, además de alojarse y poder consultarse de forma segura y eficiente.

Los 6 pasos para la digitalización con captura inteligente son:

Captura o ingreso de información
Procesamiento de imagen
Clasificación
Extracción de metadatos
Validación
Entrega

Ingreso de los documentos de forma manual o automatizada a la solución desde el origen digital o físico que tengan.

Optimización de la imagen del documento al remover manchas, marcas de agua y otros desperfectos que éste pudiese tener que afecten la visibilidad del contenido.

Machine Learning que a partir de cómo se ve un documento y qué es lo que contiene, aprende para llevar a cabo una clasificación correcta según los requerimientos establecidos. Por ejemplo: Factura, contrato, Identificación, etcétera.

Los metadatos elegidos según el tipo documental que corresponda, son encontrados y extraídos de forma automática en cada archivo, con los parámetros y formatos elegidos.

Si no se cumple con el porcentaje de certidumbre deseado, el documento pasa a revisión de un operador en donde corrobora o corrige los detalles del OCR. Menos de un 5% de los documentos procesados pasan por esta etapa. También en la validación se pueden asignar reglas para que, de forma automática, se autentifiquen metadatos extraídos para corroborar que sea información correcta, por ejemplo, cotejar nombres, corroborar que el número de identificación exista, entre muchos más.

Los documentos clasificados y con sus metadatos asociados son entregados al sistema que se defina, como ERP, ECM, CRM o bases de datos on Premise o en la nube.

Para que realmente se libere el potencial que los datos de tus documentos tienen, lo que tu organización requiere es:

Clasificación:

Cuando se sabe qué tipo documental es, se puede definir qué hacer y esperar de cada categoría, por ejemplo, se le pueden asignar las reglas y particularidades que le corresponden y almacenarse en el lugar indicado.

Metadatos:

Los metadatos o atributos es la información vital y de gran valor que se encuentra alojada en el documento, según las necesidades de cada organización.

Búsquedas avanzadas:

Los datos deben poderse encontrar al momento por nombre, tipo documental o los metadatos que éste contiene.

Contextualización:

Que la información tenga las conexiones correctas agiliza el trabajo y da más visibilidad.

Todo esto es posible mediante una solución personalizada de Captura inteligente. iik Technologies, como el partner líder de Ephesoft en la región, puede diseñar e implementar una solución de digitalización con captura inteligente a partir de 6 semanas.

Beneficios para tu organización

Reducción de costos operativos

Disminuye impresiones, almacenamiento físico y capturistas. Además, al disminuir los tiempos, el costo por solicitud es menor.

Confiabilidad de información

Información sin errores ni dedazos (que suelen ser 1 de cada 35 caracteres ingresados) y que pueden cambiar todo un proceso.

Disponible y escalable

La solución no tiene limitantes de horario, lugar ni número de documentos, por eso siempre solventa las exigencias de tu mercado.

Máxima agilidad de respuesta

Integración automática de la información con los sistemas que usa tu organización, olvidando la captura manual, agiliza tus procesos de negocio hasta un 90%.

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