Gestión de Firma Electrónica


 

Aún en modalidad home office, la oficialización de documentos no se detiene.

Dentro de los documentos oficiales la firma tiene como fin identificar, asegurar o autentificar la identidad de un autor o remitente; también puede ser usada como una prueba del consentimiento de la información contenida en el documento, por lo tanto, le confiere validez oficial al documento.

Existen diversos tipos de documentos indispensables dentro de una organización que requieren oficializarse por medio de firma, por ejemplo:


  • Contratos de compra/venta de productos o servicios.
  • Contratos laborales.
  • Autorizaciones para la prestación de servicios.
  • Acuerdos de confidencialidad.
  • Peticiones públicas.
  • Decisiones judiciales.
  • Aprobación de cotizaciones.
  • Notificaciones comerciales y corporativas.
  • Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso.
 

¿Qué requiere tu organización para que la firma electrónica realmente funcione?

Gestión de Firma Electrónica

Visibilidad y seguimiento para las auditorías.

Gestión de Firma Electrónica

Retroalimentación al área legal en casos específicos.

Gestión de Firma Electrónica

Señalamiento de lugar y orden de firmas.

Gestión de Firma Electrónica

Almacenamiento automático en su expediente correspondiente.

¿Esta solución que puede hacer por tu organización?


Solicitud

  1. Un solicitante realiza un registro de un documento, definiendo el tipo documental con sus metadatos asociados.
  2. Solicitud de la firma del documento
  3. Asignar firmantes

Aprobación

Revisión por parte del personal que considere tu organización para establecer si el documento es aprobado o rechazado y si está listo para ser firmado o aún no.


Asignación

Elección de las personas indicadas para oficializar el documento por medio de la firma electrónica, por ejemplo, área legal o apoderado.


Señalamiento del área para firmar

Una vez autorizado y asignado, el solicitante establece en qué lugar del documento se necesita que se haga la firma por parte de todos los firmantes y qué tipo de firma requiere: nombre, rúbrica, iniciales, etc.


Firma

Realización, en el orden establecido, de la firma del documento por las personas asignadas y notificación inmediata y automática para el próximo firmante del documento.


Gestor documental

Una vez que el último firmante concluya su firma, se deposita la información en el Gestor de Contenido, en donde el documento con el estatus de firmado será almacenado en su carpeta correspondiente.

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No permitas que el trabajo remoto perjudique tu operación diaria y da el primer paso hacia una organización libre de papel.