¿Tu organización tiene procesos empresariales manuales y desestructurados que hacen perder tiempo a los empleados con tareas confusas y repetitivas? 

En este artículo te vamos a explicar sobre una solución para automatizar las tareas humanas repetitivas para que se hagan por un robot, esto con la finalidad de ejecutar actividades de manera rápida y sin errores, mientras liberas el tiempo de los colaboradores para actividades estratégicas.

Tareas repetitivas, manuales y desgastantes

Posiblemente, dentro de tu organización encuentras una gran cantidad de tareas que se repiten constantemente y que son asumidas como una obligación rutinaria e irremediable. Este tipo de actividades, que se introducen de una manera silenciosa y progresiva,  usualmente son el origen de errores y fallas de tiempo.

Los trabajos repetitivos y manuales no requieren conocimientos creativos ni el valor agregado que una persona provee a sus actividades, más bien son operaciones mecánicas que absorben mucho tiempo y desmotivan a tus colaboradores.

Ante estas problemáticas, tu organización puede disponer de una herramienta capaz de suplir en las tareas repetitivas a tus empleados, por ejemplo en: búsqueda de registros, complementar formularios, crear o eliminar registros. De esta forma, es posible reubicar a los colaboradores en tareas que contribuyan más al desarrollo de tu organización.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

La automatización robótica de procesos (RPA como acrónimo de Robotic Process Automation) es una tecnología relativamente nueva que ha venido a llenar un espacio como elemento esencial de una estrategia integral de automatización de procesos empresariales. Con el RPA, la fuerza laboral digital complementa a la humana, ya que ambas pueden trabajar en conjunto y destacarse en tareas que potencian sus fortalezas y proporcionan un valor óptimo para tu organización.

El robot de RPA funciona en la interfaz de usuario de forma similar como trabajamos las personas: mueven el ‘ratón’, utilizan el teclado, buscan en el monitor. El software puede ejecutar automáticamente las tareas que le han sido asignadas, trabajar con datos, iniciar acciones y colaborar con otros sistemas cuando y como sea necesario.

A diferencia de un humano, los robots no tienen horarios de trabajo, pueden trabajar durante la noche, los fines de semana y en días festivos. Ofrecen máxima flexibilidad para adaptarse y cubrir el alto volumen de operación en picos como el cierre de mes o el cierre de año.

Este proceso no intenta reemplazar a los trabajadores por robots, sino que permite la automatización de tareas rutinarias. Se puede trasladar la carga de las tareas monótonas y agotadoras de un proceso humano a uno digital. De esta manera, puedes dejar atrás la redundancia y la repetición para dar lugar a una forma de trabajo de alto valor y gratificante que promueva tu organización.

¿Dónde se puede utilizar RPA?

Dado que los bots pueden manejar eficientemente tareas repetitivas y basadas en datos, incluyendo diálogos simples, las organizaciones pueden reasignar al personal a realizar trabajos en los que la aportación y el pensamiento creativo pueden impulsar el crecimiento del negocio, en lugar de dedicar su tiempo a trabajos repetitivos y poco desafiantes.

A la hora de elegir un proceso para ser automatizado con RPA, debes seleccionar uno que cumpla con estos cuatro estándares:

La automatización robótica de procesos tiene un efecto positivo en las operaciones y los resultados empresariales. Por ejemplo, en una organización financiera el flujo de trabajo para revisar cerca de 2,500 cuentas bancarias de clientes requiere de 11 trabajadores durante 8 horas, en total 88 horas al día. Estas tareas incluyen identificar los datos financieros obtenidos de otras fuentes, lo cual, inevitablemente, ocasiona errores al realizar el análisis de forma manual.

A través de una estrategia de RPA, se puede realizar un análisis exhaustivo de los pasos para identificar las características del cliente y los parámetros requeridos para la aprobación de un crédito. Una vez hecho el análisis, se puede crear una fuerza laboral robótica capaz de realizar la misma tarea en menos de 3 horas, logrando una ahorro de tiempo, además de una exactitud del 100%.

La automatización permite liberar a los 11 trabajadores de realizar tareas repetitivas y tediosas, para dedicarse a mejorar la satisfacción con los clientes y generar nuevos modelos financieros que aporten valor a la organización porque implican creatividad, toma de decisiones y conocimiento, no sólo operatividad.

RPA y BPM, tecnologías que se complementan

Cuando RPA se combina con un Gestor de Procesos (BPM), te permiten reinventar cómo opera tu organización, la forma en que se ejecutan los procesos de trabajo y cómo las personas se relacionan con ellos. Cuando se implementan juntos, RPA y BPM pueden ayudarte a construir una plataforma poderosa que soporte la transformación digital en toda tu organización.

El uso de ambas plataformas de forma complementaria garantiza una automatización completa de los procesos de negocio de manera ágil, optimizando la ejecución de actividades dentro de los procesos, aumentando la productividad y la eficiencia. Mayor eficiencia es señal de mejor desempeño y, en consecuencia, más rentabilidad porque le generas valor al cliente.

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