CONTE en Colombia, de organización tradicional a una atención digital eficiente para la nueva normalidad

El Consejo Nacional de Técnicos Electricistas (CONTE) es una entidad privada con funciones públicas que se encarga del estudio, tramite y expedición de las matriculas profesionales de los técnicos electricistas.

Si bien es vital su labor, ya que es el único organismo que matricula electricistas en Colombia y es un requisito indispensable para ejercer de forma legal la profesión, el proceso de expedición de matrículas siempre se había realizado de forma tradicional. Este trámite consistía en que el solicitante acudiera personalmente a la oficina de CONTE en Bogotá, o a alguna de las 45 asociaciones aliadas en los restantes departamentos, para llenar su solicitud y dejar sus documentos en físico. Las solicitudes iniciadas con los aliados eran las que más generaban cuellos de botella ya que los documentos debían ser enviados por paquetería a la oficina central.

Una vez que CONTE tenía posesión de los documentos, el área correspondiente digitalizaba y organizaba paulatinamente las más de 8,000 solicitudes al año que, en promedio, constaban de 15 a 20 hojas por expediente; es decir, al año gestionaban 120,000 hojas que almacenaban en 7000 carpetas de cartón y se archivaban en 233 cajas.

Simultáneamente, los documentos se alojaban en un desarrollo interno para realizar la verificación y emisión de la matrícula, aunque éste carecía de elementos que permitieran construir, modificar y dar mantenimiento a los flujos de proceso configurados. Asimismo, tampoco permitía la consulta ni búsqueda eficiente de documentación ni garantizaba la integridad de la información.

“La capacidad de almacenamiento se quedaba corta con el servidor interno que teníamos. En la herramienta anterior encontrábamos información errada, el mismo número de matrícula profesional o número de resolución para distintas personas. Adicionalmente, había perdida de folios consecutivos (folios) por no hacerlo de manera automática”.

Diana Benítez, jefa de oficina de control interno CONTE

Hacia el cumplimiento de una matriculación digital gracias a Alfresco y AWS

Con el objetivo de apegarse a la disposición de Servicios Ciudadanos Digitales impuesta por el gobierno colombiano que dicta que los trámites deben de ser digitales y de libre acceso al público, CONTE decide impulsar una plataforma tecnológica que, por un lado, los electricistas usen para realizar su trámite desde donde se encuentren y adjunten sus documentos digitalmente y, por el otro, en donde los colaboradores internos respondan las solicitudes en menor tiempo y con mayor asertividad.

 “Buscábamos un software que nos facilitará la entrega de la matrícula profesional, sobre todo en los tiempos, pero que tenga seguridad, rapidez y protección en la nube”.

William Marín, presidente CONTE

Con estos requerimientos en mente, iik Technologies, partner premier de Alfresco en Latinoamérica, diseñó una solución a medida a partir de Alfresco Process Services y AWS que permite gestionar desde la solicitud hasta la resolución de expedición de las matrículas de forma completamente digital.

“iik Technologies estuvo con nosotros desde el traslado de las necesidades internas, planeación, ejecución y hasta el desarrollo hecho a la medida”.

Yenni Restrepo, profesional de producción de matrículas CONTE

En un portal los electricistas inician su solicitud, adjuntan sus documentos y dan seguimiento al trámite. Dichos documentos se indexan como expedientes en el gestor de contenido Alfresco y, finalmente, se les asignan los trámites a los colaboradores internos que, desde el gestor de procesos de Alfresco, verifican la información, califican la solicitud, dan seguimiento y realizan la resolución del trámite.

La solución que garantizó la generación de matrículas durante el COVID-19.

Esta solución fue implementada poco antes del comienzo de la pandemia COVID-19, lo cual le permitió a CONTE no sólo trasladar su expedición de matrículas a medios digitales para dar una mejor atención a los electricistas y cumplir los lineamientos gubernamentales, sino le dio las herramientas para continuar con sus actividades en pleno aislamiento ya que pudieron seguir recibiendo solicitudes y resolverlas, aún cuando sus empleados estuvieran trabajando desde casa.

Ahora la entrega, gestión y el almacenamiento de la información es completamente digital, lo cual permite protección, integridad y disponibilidad gracias a Alfresco y el traslado de su infraestructura a la nube Amazon Web Services.

“En la actualidad, no podemos sustraernos a los avances tecnológicos y encontrar mejoras, como la reducción de papel”.

William Marín, presidente CONTE

Con el proceso automatizado, así como la recepción y emisión de documentación únicamente de forma digital, se ha reducido el 50% de uso de papel y existe un ahorro de 100% en el envío de expedientes de otros departamentos hacia Bogotá, además de garantizar la integridad y privacidad de la información. En consecuencia, del departamento de digitalización se ha reubicado al 100% de personal para desempeñar nuevos roles.

“La seguridad de la información, el respaldo de iik Technologies, la plataforma en nube y el acceso a nivel nacional de los solicitantes es el valor que encontramos en Alfresco”.

Diana Benítez, jefa de oficina de control interno CONTE

Otros grandes beneficios de tener este proceso automatizado son que el porcentaje de error actual en la emisión de folios es de 0%; el problema de duplicación y pérdida de información ha sido erradicado y los parámetros de búsqueda de información pasó de 2, en su anterior plataforma, a más de 30 según todos los metadatos de los documentos del expediente, lo cual impacta en una consulta de documentos más de 400% más rápida y 100% contextual. De esta forma se esperan impactos significativos en la disminución de tiempos de expedición de matrículas.

CONTE ya ha comprobado las ventajas de la plataforma integral de máximo rendimiento Alfresco Process Services, así como la implementación y seguimiento especializado por su partner iik Technologies, por estas razones consideran seguir automatizando más procesos a partir de Alfresco, con la finalidad de agilizar tiempos, reducir esfuerzos y conseguir mayor satisfacción en los electricistas y en sus colaboradores internos.

“Estamos trabajando en algunas mejoras que se le pueden realizar Alfresco, como en la acreditación automática del pago de la matrícula, que actualmente es manual”.

Diana Benítez, jefa de oficina de control interno CONTE