Cumplimiento de Ley General de Archivos en tiempo récord mediante la plataforma de Alfresco (DBP)

En 2019, el Municipio de Querétaro, una de las capitales más importantes en México con una población de 878,931 habitantes, se encontró con el reto impuesto a todas las entidades gubernamentales y paraestatales de México de cumplir con la Ley General de Archivos (LGA), la cual exige que las dependencias gestionen el ciclo de vida documental alineadas a las mejores prácticas y estandarizados, bajo los lineamientos de seguridad y privacidad generadas por el Archivo General de la Nación, y cuya finalidad es: “Garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos, a efecto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los mismos, así como fomentar el conocimiento del patrimonio documental de la nación” (Ley General de Archivos, 2019).

Previamente, el Municipio de Querétaro contaba con una solución de gestión documental, pero el equipo de la Dirección de Sistemas de Información identificó que carecía de la caracterización, flexibilidad y robustez necesaria para seguir los lineamientos, asimismo, necesitarían una herramienta de gestión de procesos y un record management, los cuales no estaban incluidos en su anterior sistema de digitalización.

Por dicha razón, decidieron hacer un cambio de plataforma y, conscientes de que el desarrollo interno no conseguiría el nivel de especialización, ni tendría la capacidad de respuesta para todas las necesidades de la administración pública municipal en los tiempos requeridos por la Ley, se optó por la suite completa de Alfresco ya que en una sola plataforma está toda la tecnología requerida para el cumplimiento de la nueva normativa; siguiendo la recomendación del Gobierno Federal de utilizar tecnología de estándares abiertos y, además, no sólo se adecúa a la nueva ley, sino también a las necesidades documentales alternas que tiene el municipio.

32 Terabytes de migración + 27,000 expedientes por año para que 4,877 servidores públicos den atención a más de 878,000 ciudadanos.

Para lograr con éxito migrar, personalizar y ejecutar el ciclo de vida documental con Alfresco antes de la fecha límite impuesta por el Archivo General de la Nación (AGN), 15 de junio del 2020, el Municipio de Querétaro contó con la ayuda del Partner Premier de Alfresco, iik Technologies, especialista en automatización de procesos y gestión documental.

La solución de Archivo institucional digital elaborada a partir de la suite de Alfresco y Ephesoft, mejor partner estratégico de Alfresco en el 2020, consiste en una plataforma única de control, gestión y almacenamiento de todo el ciclo documental de trámites del Municipio de Querétaro que parte de la elaboración de los expedientes correspondientes, digitaliza la documentación de respaldo y, de forma automática, los adjunta al expediente. Además permite la consulta de información de manera controlada, hace la resolución del caso y, cuando éste se cierra, el expediente es transferido al archivo de conservación en donde cumple su plazo de retención estipulado por el AGN, el cual, una vez finalizado, permitirá hacer la baja documental o, según sea el caso, la transferencia del expediente al archivo histórico.

«El Municipio de Querétaro estaba trabajando con un desarrollo, llamemosle artesanal, que nos llevaba todo el control de los documentos en el Municipio. Al entrar en vigor la Ley General de Archivos (LGA) este desarrollo no cumplía con las normativas. El beneficio que vimos en el desarrollo que hicimos con Alfresco, es que hay un orden y un control total de cómo se cataloga la información, los niveles, las versiones y todo englobado a la LGA». José Luis Vallín – Jefe del departamento de TI Secretaría de Finanzas Municipio de Querétaro

Pioneros en innovación tecnológica y cumplimiento puntual de las normativas

En tiempo récord de 3 meses fue posible para iik Technologies y el Municipio de Querétaro realizar la migración de 32 terabytes de información, el análisis, implementación y puesta en producción de este Archivo institucional digital que sigue todos los lineamientos de la Ley General de Archivos y está sentando las bases para proyectos documentales posteriores, como el Expediente Electrónico Ciudadano.  Esto ha marcado un precedente frente a los más de mil sujetos obligados de esta ley y ha posicionado al Municipio de Querétaro como el pionero en el cumplimiento de esta normativa, así como en la innovación tecnológica del gobierno mexicano.

“A partir de esta solución basada en Alfresco se están sentando las bases para llegar a nuestra meta: un expediente electrónico ciudadano. Esta bóveda digital que se está alimentando y organizando va ser usada para que nuestros ciudadanos de Querétaro, en el momento de hacer un trámite, sólo necesiten entregar documentación la primera vez”. Alejandro Tapia – Director de Sistemas de Información del Municipio de Querétaro.

 Los impactantes resultados de satisfacción del ciudadano y de los funcionarios

El gestor documental previo del Municipio de Querétaro no era del gusto de sus usuarios por la complejidad de la interfaz, la dificultad de consulta y búsquedas, además de que tardaba en procesar la información entre dos y tres días, los cuales impactaban directamente en los tiempos de respuesta al ciudadano. A partir de la migración al Archivo Institucional Digital, basado en Alfresco, el tiempo de procesamiento se redujo a sólo un par de horas, los tiempos de búsqueda y visualización de documentos disminuyeron un 87% y la aceptación de la plataforma por el área usuaria fue 81% mejor porque tiene una interfaz intuitiva, ágil y completamente personalizada según la imagen del Municipio de Querétaro gracias al Alfresco Development Framework.

De esta forma, la solución ha impactado en la satisfacción de los funcionarios que tienen a la mano la información que requieren de forma fácil y han sido liberados de las tareas repetitivas que entorpecían y retrasaban los trámites de los ciudadanos, que ahora encuentran resoluciones efectivas más rápidamente.

El municipio de Querétaro ya ha comprobado las ventajas de una plataforma integral de máximo rendimiento como Alfresco y una implementación y seguimiento especializado por su partner iik Technologies, ya que aunque se triplicó el rendimiento, los costos a comparación de su previa plataforma disminuyeron en un 54%. Por estas razones, el Municipio de Querétaro considera seguir expandiendo Alfresco a más áreas, con la finalidad de agilizar procesos, conseguir mayor satisfacción del ciudadano y garantizar auditorías transparentes.

“Una de las razones para seleccionar Alfresco fue que no sólo nos provee de las herramientas para cumplir la Ley General de Archivos, sino que más bien se vuelve la base desde la cual podríamos crecer con más aplicaciones tecnológicas para el resto de necesidades del Municipio” Cesar Solar – Arquitecto de la solución.