¿En tu organización existen procesos largos y desordenados que retrasan y fomentan errores en la creación colaborativa de documentos?

El control de documentos empresariales puede ser uno de los procedimientos más largos y complejos de manejar. En este artículo conocerás un proceso de redacción controlada y versionada de los documentos en tu organización, con revisión y aprobación o solicitud de cambios por los responsables seleccionados, así como un almacenamiento ordenado de forma estandarizada y segura.

De esta manera, podrás llevar a cabo la auditoría, control y trazabilidad de tus documentos, además de las acciones y productividad de tu equipo durante el trabajo remoto. Todo esto, sin necesidad de utilizar múltiples formatos, canales ni medios, sino con sólo unos clicks.  

¿Cuánta importancia tiene un documento?

Los documentos preservan, promueven, dan acceso y difunden el conocimiento. Ellos son los testimonios de una cadena de acciones efectuadas por tu organización; es el hecho que se plasma y crea registros, los cuales pueden ser de múltiples formatos: documentos, imágenes, videos, audios, entre muchos otros y estos, a su vez, corresponden a un soporte físico o electrónico.

Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de organización. Son necesarios para mantener un control y, al mismo tiempo, se utilizan para proveer o buscar datos que permiten nutrir procesos organizacionales, los cuales están alojados en documentos como: actas, memorándums, estados de cuenta, recibos, contratos, facturas, órdenes de compra, pagos de nómina, entre otros.

¿Llevar un control documental importa?

La documentación debe ser el respaldo, no el impedimento, para entregar tu servicio. ¿Qué pasa si tu organización lleva un control documental con errores, fallas de seguridad o sin un seguimiento adecuado?

Pongamos como ejemplo una empresa en la cual el éxito de sus alimentos o bebidas está basado en una combinación de ingredientes particular. Si su control documental tuvieran algún error o fallas de seguridad, la fórmula de sus productos se publicaría y, muy probablemente, se replicaría en otras empresas de consumo, lo cual ocasionaría perdida de clientes, contratos y una mala percepción por parte de los consumidores.

Pero no solamente para este rubro es necesaria una colaboración controlada al momento de crear, revisar y aprobar documentos. ¿Te ha pasado alguno de los siguientes escenarios al momento del control documental en tu organización?

• Desconocer el número documentos por realizar y sus estados.
• Gran dificultad para afrontar auditorías.
• Envío y manejo equivocado de versiones.
• Retrabajo en un documento por confusión en la colaboración.
• No saber por dónde te lo pidieron: correo, chat, whats, llamada…
• Poca formalidad y desconocimiento de tu asignación.
• Que el documento sea enviado o publicado sin previa revisión.
• No saber quién debe autorizar el documento hecho.
• Personas no autorizadas accedieron a la información.
• Asignación tardía o errónea para acción en un documento.

Realizar documentación oficial va más allá de escribir en un procesador de texto y, generalmente, esos manejos paralelos a la redacción es donde puede haber más confusión; sin embargo, este proceso puede simplificarse por medio de las herramientas tecnológicas correctas.

¿Qué necesita tu organización?

La forma de garantizar que el proceso de asignación, redacción y aprobación de los documentos, según el área, se estandarice y sea seguido al pie de la letra es ejecutándolo desde una plataforma digital. La intención es evitar el desorden multicanal que generalmente impacta en la productividad y en las metas de tu equipo, pero que puede llegar a escalar hasta errores en la documentación que deriven en riesgos legales, contables o mediáticos.

Tener una plataforma en donde toda la interacción y colaboración con documentos está concentrado, permite:

• Solicitar la creación de un documento con ciertas características y asignarles responsables, formatos y fechas límites
• Guardado automático de versiones en su estructura de carpeta correcta.
• Notificación automática, una vez creado el documento, para que los asignados en revisión den el visto bueno.
• Posibilidad de realizar modificaciones y anotaciones controladas.
• Publicación del documento en su carpeta o sitio web correspondiente, una vez autorizado por todos los asignados en cuestión.
• Seguimiento y visibilidad desde la solicitud de documento hasta su publicación.
• Un proceso estandarizado que corresponde al áreas y al tipo de documento.
• Proteger la información según accesos y permisos.
• Posibilidad de auditoría fácil y transparente.
• Preservación documental.

Esta plataforma de redacción, aprobación y control documental, si bien es muy útil en una normalidad en donde se trabaja presencialmente, se ha hecho indispensable a modalidad remota ya que protege la información y también abre la posibilidad de medir el trabajo por medio de objetivos (número de documentos realizados, fechas límites no vencidas, etc.). En un momento de tantos canales digitales que pueden confundir y derivar en ser improductivos o tener errores importantes, bríndale a tus colaboradores una herramienta en donde puedan ver sus asignaciones, ejecutarlas y darles seguimiento.

¿Cómo lo obtengo?

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