¿Inviertes mucho tiempo en tareas operativas de tu organización? 

Los procesos desordenados entorpecen y retrasan metas, los re procesos son costosos para ti y tu cliente y muchas veces impactan en costos y tiempos de entrega. La definición, estandarización y automatización de procesos empresariales son clave para garantizar el éxito.

En este artículo conocerás una solución para llevar a cabo todo el ciclo de vida de los procesos empresariales, consiguiendo de esta forma la estandarización de procesos y la automatización de las tareas que lo conforman, para liberar tiempo de tu equipo y lograr mayor eficiencia y transparencia.

La importancia de la automatización

Las restricciones de movilidad y la sana distancia para evitar los contagios de COVID-19, son una oportunidad para que las empresas avancen en la digitalización y automatización de sus procesos productivos. Cada organización recurre a tareas para lograr sus objetivos generales, las tareas en cada proceso deben completarse de manera metódica y consistente sin importar que en ocasiones puedan parecer insignificantes.

Si tu operación crece aceleradamente, pero también incrementan las quejas y frustraciones de los clientes, porque cada ejecutivo lo atiende de diferente manera, los reportes se envían en diferente formato, en tus reuniones no hay una agenda y son improvisadas, son aspectos que se van acumulando, por ello tu organización necesita tener un orden y una homologación de sus procesos.

Estos procesos son imperativos para las operaciones empresariales, pero en algunas ocasiones parecen ser el problema y no la solución. Optimizar un proceso implica ofrecer las acciones correctas a las personas adecuadas en el momento idóneo, que sean capaces de interactuar y orquestar servicios de diferentes sistemas, ofreciendo la visibilidad correcta sobre la ejecución de los procesos. De esta manera, cualquier empleado puede comprender qué se hizo, cómo, dónde y cuándo.

Una organización que logra implementar procesos bien diseñados y que están alineados con la estrategia, es decir, que están ligados a objetivos claros, eleva la rentabilidad, ya que al operar de manera estandarizada se incrementan las ventas y la propuesta de valor que se ofrece. Todo esto es posible con una sola herramienta efectiva y eficiente.

¿Cómo logró automatizar procesos?

Si esta es su primera experiencia en la optimización de un proceso, puede que las posibilidades sean un poco intimidantes o que también te preocupe generar más errores de los que ya existen, al modificar el proceso. Sin embargo, esto no es para nada tortuoso, en iik Technologies te llevamos de la mano para que tu empresa realice todas sus tareas en una sola plataforma y ahorre tiempos operativos con nuestro Gestor de procesos (BPM).

Con una solución BPM puedes conseguir que tu organización en su conjunto sea más productiva y pueda reaccionar a tiempo con los imprevistos y toma de decisiones del día a día, es posible crear los procesos previamente analizados y diseñados, darles las reglas pertinentes, afiliarlo a los rangos o permisos definidos, ejecutarlos y darles seguimiento, todo en un mismo lugar. 

Análisis de procesos

Identifica todo el flujo de trabajo de tu organización. Con esto, todos los involucrados comprenden los pasos necesarios de cada tarea, se pueden identificar cuellos de botella y definir nuevas formas. De esta forma, es posible crear los procesos previamente analizados y diseñados, darles las reglas pertinentes, afiliarlo a los rangos o permisos definidos, ejecutarlo y darle seguimiento, todo en un mismo lugar.​

Monitoreo

Operar desde una plataforma la lista completa de tareas que están asignadas a un usuario. También permite comenzar un nuevo proceso o tarea en particular, podrás visualizar las tareas que se tienen asignadas, que ya se completaron o con las que se tiene relación alguna, dependiendo del filtro que se tenga seleccionado. De igual manera se puede ver el detalle de la tarea, el proceso al que pertenece, así como completar la tarea o salvar la información registrada.

Métricas

La aplicación de analítica permite configurar y consultar los tableros más importantes de métricas con generación de reportes relacionados al desempeño de los procesos y sus KPI’s.

• Visión de procesos de negocio.
• Crea y salva reportes.
• Optimización de pasos clave del proceso.

De esta manera, se cumplen los ciclos de procesos de forma más rápida, se minimizan errores y se optimiza la calidad del servicio, ya que hay completa visibilidad de lo que ocurre, cómo es que pasa y la data está siempre disponible con el mínimo esfuerzo, con la cual se pueden implementar mejoras en el funcionamiento operativo de la empresa. 

A partir de procesos establecidos y alineados a objetivos de negocio y del cliente, se automatizan las tareas repetitivas, con lo cual puede reubicar a su personal en tareas más estratégicas, creativas e innovadoras, para conseguir mayor provecho de los empleados con tareas más dinámicas y satisfactorias. 

Además, puedes apostar por una solución tecnológica de automatización de procesos que requiera de poco código, sea intuitiva, configurable y personalizable, para no depender totalmente de desarrolladores o del área de TI. Conozca más: https://iikt.com.mx/automatizacion-procesos-poco-codigo/

Beneficios para tu organización

Un gestor de procesos BPM puede implementarse para cualquier proceso organizacional para estandarizarlo, hacerlo más rápido y siempre tener visibilidad del mismo. Algunos ejemplos de los procesos que iik Technologies exitosamente ha implementado son:

Las múltiples e importantes funcionalidades de las que puede beneficiarse su organización a partir de una implementación correcta de una solución de gestión de procesos (BPM) son:

• Incrementar rapidez y eficiencia en su equipo​.
• Optimizar la calidad y tiempos de los servicios brindados a sus clientes.
• Automatizar las tareas repetitivas, ubicando el personal en tareas estratégicas.
• Gestionar con transparencia y visibilidad los estados de flujos y etapas.
• Realizar y monitorear las tareas desde cualquier lugar y dispositivo los 24/7.​

¿Cómo lo obtengo?

Alfresco Process Services (APS) posee la habilidad para definir fácilmente y redefinir las aplicaciones de los procesos de negocios lo cual permite alcanzar los requerimientos del negocio. Es una plataforma que provee una suite de herramientas y analíticos amigables para el usuario, que permiten un modelado, despliegue, desarrollo y actualización de aplicaciones para procesos críticos.

¿Quieres disfrutar de todas las ventajas de la automatización de procesos en tu empresa? 

Con iik Technologies, partner premier de Alfresco en Latinoamérica podrás sentar las bases de una organización digital y ágil. Tu organización podría estar realizando todas sus tareas en una sola plataforma y ahorrar más de un 60% de tiempos operativos. Contáctanos para conseguir un diagnóstico inicial gratuito y conoce cómo luce una solución de procesos automatizados y permite realizar tus trámites y solicitudes internos de forma rápida y controlada. ¡Estás a un paso, solicita tu consultoría gratuita!