La información en tu organización puede ser de carácter sensible o no apta para todos los empleados. En la oficina podías utilizar métodos para garantizar que no hubiera fuga fuera de información, como el control de celulares y correo; pero ahora, con la modalidad de home office, tener esa vigilancia ya no es posible, aunque los datos sean más sensibles que nunca. ¿Quieres garantizar el control de tu documentación organizacional y asegurar que el contenido confidencial siga protegido, aún durante el trabajo remoto?

En este artículo conocerás cómo garantizar la integridad de la información de tu organización, para continuar con las operaciones de manera remota, sin poner en riesgo la información de los usuarios, empleados y cliente final, con la definición de roles y funciones; asegurando el acceso o restricción de los usuarios a tipos documentales o hasta campos de información confidenciales; teniendo el registro de quién o quiénes pueden acceder a la información y el historial de qué hacen con ésta.

¿Cómo se transformó el ámbito laboral en pandemia?

Los años 2020 y 2021 pasarán a la historia, ya que cambiaron nuestra forma de vivir, trabajar y conectarnos con los demás. Si bien es posible que nunca lleguemos a conocer el verdadero impacto humano y económico del COVID-19, sí sabemos que para muchas organizaciones ya no habrá marcha atrás en lo que respecta al Home Office.

Trabajar desde casa se ha establecido como parte de la nueva normalidad, en una encuesta publicada en Forbes señala que previo a la pandemia, en México solo 34% trabajaba de manera remota en tiempo completo y 10% algunos días de la semana, mientras que durante esta etapa 68% de los mexicanos tienen esquemas de home office. México es el país de América Latina en el que el teletrabajo y la dinámica de trabajar en casa ha tenido mayor aceptación y se proyecta que las expectativas de continuar con esta modalidad vayan en aumento.

Por lo tanto, a medida que nos adaptamos al Home Office durante la actual pandemia, hay rubros en tu organización que debes optimizar para mantener la continuidad de tu negocio, pero sin infringir políticas de seguridad.

Al trabajar los empleados fuera de las instalaciones físicas y digitales de tu organización, ahora es prioritario ofrecer a los usuarios adecuados acceso al contenido correcto, así tendrás certeza de que tus datos son íntegros y tus colaboradores tienen acceso al contenido que necesitan para cumplir con sus labores. De esta forma, lo que actualmente estaba contrapuesto como simplicidad, eficiencia y seguridad, es indispensable que vayan de la mano.

Asegura el contenido empresarial en tu organización

El caos con el contenido empresarial aparece cuando los documentos se guardan en varios lugares: papel, computadoras, memorias USB, correo electrónico o alojamiento de archivos online. Estos silos de contenido reducen la productividad empresarial y aumentan los riesgos de seguridad.

Para que el Home Office sea productivo es fundamental garantizar a los empleados que pueden acceder, en un solo lugar, a información que requieran para sus actividades, independientemente de la ubicación o del dispositivo que utilicen, esto con la finalidad de trabajar de mejor forma y arrojar mejores resultados.

Sin  embargo,  facilitar  la  colaboración de forma desordenada puede ser un arma de doble filo. Si los trabajadores comparten información importante durante el proceso de colaboración, es esencial que las organizaciones puedan clasificar y gestionarla de forma precisa y segura.

Cuando  los  usuarios  trabajan  desde  dispositivos  personales  o  locales,  existe  un  mayor  riesgo  de  que  no  se  cumplan  las  normas  que  requieren  que  la  información  se  clasifique  como  un  documento  confidencial.  La información restringida en tu organización, como información personal de empleados, datos personales, crediticios, médicos o proyectos confidenciales, no deben estar accesibles para toda la organización.

La revelación, alteración, pérdida, destrucción o fuga de documentación confidencial puede producir daños importantes a tu organización. Proteger los documentos te permitirá conocer en manos de quién está tu información importante y establecer mecanismos para corregir situaciones erróneas donde hay usuarios que tienen más privilegios de los que deben.

¿Cómo puedes proteger la información?

Un Gestor de Contenido (ECM) es la solución que te permitirá administrar, almacenar y monitorear el ciclo de vida completo de todo tu contenido organizacional. De esta manera, la información digital estará alojada en una plataforma única, disponible y segura; por lo tanto, sin importar dónde estés, tendrás certeza de que tus datos son íntegros y tus colaboradores tienen acceso al contenido que necesitan para cumplir con sus labores.

Con un gestor de contenido todos los datos y archivos se encuentran disponibles para los diferentes niveles de la organización en un repositorio de contenido, posibilitando el acceso en todo momento y desde cualquier ubicación, de manera consistente, fiable y segura, protegiendo la integridad y privacidad de tu información.

Los puntos indispensables para evitar riesgos de filtración de información que cubre un Gestor de contenido son:

Definir roles y funciones

Al asignar diversos tipos de permiso se restringen accesos o acciones en carpetas y/o tipos documentales. Cada rol está relacionado con una serie de permisos específicos, como pueden ser creación, modificación y eliminación de usuarios o roles. Pongamos un ejemplo: si eres área legal, como director podrías revisar y editar los montos de transacción de un contrato, pero tal vez tu asistente pueda sólo visualizar el contrato, con la información relacionada a montos de forma censurada y, si una persona de otra área quisiera revisar ese contrato, ni siquiera encontraría la carpeta. Ese grado de personalización se puede obtener sin que el usuario configure nada.

La organización, no el usuario, tiene el control de la información

Uno de los puntos sensibles cuando hay una salida en cualquier equipo de trabajo es la entrega de información. En sistemas de carpetas compartidas, si el usuario se da de baja, los documentos por éste elaborados desaparecen. Aspecto similar en otros sistemas o en correo. Con un gestor documental el usuario diariamente realiza y modifica información dentro del sistema, por lo tanto, el número de datos fuera de éste sería mínimo. Además, al momento de darlo de baja, los documentos seguirán estando y si se da de alta a otro usuario con el mismo cargo o función, podrá seguir editando y revisando la información sin miedo de que esté incompleta, corrupta (de ser así, es posible restablecer a versiones anteriores gracias al control de versiones) o puedan intentar entrar a ella personas no autorizadas. De esta forma, la transición es fácil y segura.

Control e historial de acciones

Como parte de un equipo, es primordial saber quiénes pueden acceder a la información, cuándo lo hacen y qué hacen con ésta. Aunque tu usuario tenga acceso a las cotizaciones de trabajo, podría soltar una alerta si está viendo proyectos del 2015, cuando sólo tiene asignado de 2020 a la fecha, o tal vez sea un contable que puede editar facturas, pero imprimirlas cuando no debería, es algo que es fácilmente detectable y podría evitar el mal manejo de datos.

Esto puede lograrse con tableros, con correos donde se haga un resumen de las actividades documentales de tu equipo y hasta con reglas de negocio que si ve anomalías, desemboquen en alertas particulares.

¿Cómo lo obtengo?

Esto y mucho más es posible junto a iik Technologies, partner Premier de Alfresco en Latinoamérica, que con la implementación de la solución de gestor de contenido Alfresco Content Services (ACS) se asegura que tu contenido está siempre disponible y seguro en una sola plataforma abierta, flexible y escalable.

Si quieres saber más sobre esta solución, entra aquí: https://iikt.com.mx/solucion-gestor-documental/

Beneficios que recibe tu organización:

• Acceder a los documentos en cualquier repositorio y dispositivo, cumpliendo con la seguridad y normatividad de tu organización.
• Capacidades de anotación y censura de información confidencial rápidas y seguras en distintos tipos de documentos.
• Permisos de acceso para controlar quién puede ver, modificar y eliminar los documentos.
• Visibilidad de quién y cuándo se hicieron modificaciones en el documento, teniendo oportunidad de consultar o restablecer a versiones previas, protegiendo la integridad del documento.
• Conocimiento de la procedencia y ubicación de los documentos, con la posibilidad de acceder al estado en que estos se encontraban en una determinada fecha para revertir cambios.
• Garantizar que los documentos de archivo estén disponibles hasta que se destruyan o se archiven.
• Almacenar documentos de archivo e información de manera fácil y rentable durante todo su ciclo de vida.

Evita los posibles riesgos de filtración o malos usos en la información empresarial durante el home office, protege la entrega de contenido utilizando una plataforma de gestión de contenidos innovadora que conecta, gestiona y protege la información más importante de tu organización, dondequiera que ésta se encuentre.

Nunca ha sido más indispensable que ahora tener tu información protegida y disponible​​. Solicita tu consultoría gratuita con iik Technologies para saber por dónde empezar y ten tu plataforma de gestión de contenido lista a partir de 6 semanas.