¿Cuántos sistemas heredados de contenidos y procesos estás gestionando actualmente?

Los sistemas heredados pueden ser un problema ya que muchas organizaciones siguen careciendo de soluciones tecnológicas modernas, capaces de consolidar la tecnología en una sola plataforma que proporcione transparencia a los procesos.

En este artículo conocerás una plataforma open source que ayudará a tu institución a maximizar la productividad conectando de forma rápida, fluida e intuitiva a las personas, los procesos y la información, gestionando volúmenes masivos de documentos, protegiendo el contenido sensible y clasificado, con sólidos controles de seguridad. Todo esto, sin la necesidad de adquirir y dar soporte a múltiples soluciones tecnológicas.

La gestión de la información

¿Qué información está almacenando exactamente tu organización? ¿Cuál es el costo de ese almacenamiento? ¿A qué velocidad crece la cantidad de datos en tu organización? ¿Pueden los usuarios encontrar fácilmente los documentos que necesitan para hacer su trabajo? ¿Cómo puedes compartir los datos de forma segura con otras áreas? ¿Se almacena de forma segura la información personal?

Si no puedes responder a estas preguntas de forma satisfactoria, significa que tienes inconvenientes en la gestión de la información, los cuales pueden estar relacionados a:

• Dependencia excesiva del papel.
• Proyectos prolongados por procesos ineficientes.
• Lenta adaptación a las necesidades cambiantes en tu organización e incapacidad para escalar.
• Dificultad para satisfacer las expectativas de los clientes por la acumulación de solicitudes.
• Falta de seguridad entre sistemas y plataformas.
• Soluciones dispares y demasiado complejas heredadas de sistemas que crean silos de datos.

Otra cuestión que también dificulta la gestión de la información es el enfoque tradicional, donde por cada problema identificado, se busca una nueva tecnología y luego se implementa. Además, si tu organización sigue dependiendo del papel para la mayor parte de sus interacciones con los clientes y las operaciones internas, crea un sistema de trabajo ineficiente, una configuración desordenada que da lugar a búsquedas manuales en sistemas dispares que requieren mucho tiempo y trabajo. 

Afortunadamente, existen plataformas de soluciones modernas, basadas en estándares abiertos y flexibles, que mejoran la agilidad de tu institución, reducen los costos y dan respuesta al polifacético problema de la gestión de la información.

Apuesta por los estándares abiertos

El primer paso para resolver el problema de gestión de la información es eliminar los sistemas que impiden que los datos estén conectados. Para ello, una plataforma de estándares abiertos puede comunicarse de forma nativa con otras plataformas, lo que significa que, si la información fue creada por un componente de otro sistema, se puede recuperar y utilizar fácilmente.

Los estándares abiertos también permiten compartir información con otros departamentos, toda la información de tu organización puede gestionarse de forma colaborativa obteniendo múltiples beneficios:

• Elimina la duplicidad de datos.
• Realiza búsquedas avanzadas en todo tipo de contenidos.
• Reduce los costos de almacenamiento, hardware, licencias y mantenimiento.
• Disminuye errores gracias al control de versiones.
• Posibilita la colaboración en torno a los documentos.
• Aumenta la eficiencia del personal.

La misma arquitectura abierta también permite que la gestión de contenidos se integre a la perfección con la gestión de procesos empresariales (BPM). La incorporación de BPM es esencial para modernizar tu sistema, ya que cada documento lleva asociado un proceso (creación, validación, versionamiento, conexión a una aplicación empresarial, resguardo de la información o destrucción) y cada documento procesado puede convertirse en un registro temporal o permanente para tu institución.

Al principio del ciclo de vida de un documento, los datos se capturan mediante formularios web o soluciones de captura inteligente, el documento se integra al sistema a través de los procesos de negocio, donde la información puede ser extraída y puesta en contexto para hacerla utilizable. Un flujo de trabajo automatizado garantiza que el documento pase de cada etapa a la siguiente, siguiendo reglas preestablecidas, al final del ciclo, las reglas también determinan si el documento se archiva, clasifica o destruye.

Actualiza tus sistemas de gestión de la información

Tu organización puede hacer mucho más con menos sustituyendo el mosaico de aplicaciones por una solución abierta que combine un Gestor de Contenido (ECM) y un Gestor de Procesos (BPM). Los resultados incluyen el manejo sin fisuras de todos los contenidos, procesos y registros de los sistemas de información, el bajo costo de los sistemas de gestión, infraestructuras en la nube de bajo costo y una mayor transparencia ante las altas esferas en tu institución.

Un enfoque combinado de ECM y BPM te ayuda a eliminar gradualmente las prácticas basadas en papel y agilizar los procesos empresariales. Permite reducir los errores, aumentar la eficacia, colaborar y compartir la información entre las áreas e integrar todas las soluciones existentes en una plataforma intuitiva que facilita la adopción por parte de los usuarios y puede adaptarse a las necesidades específicas de tu institución y al estilo de trabajo de tu personal.

La actualización de tus sistemas de gestión de contenido y procesos puede ayudar a lograr un cambio real con resultados tangibles, con mejores procesos, con una plataforma sencilla y fácil de utilizar. Además de reducir costos de forma rápida y rentable, con soluciones ágiles que:

• Consolidan tecnologías.
• Optimizan la gestión de datos.
• Comparten de forma segura la información confidencial con el personal adecuado.
• Agilizan y aumentan la eficiencia de las operaciones mediante la automatización de procesos manuales y repetitivos.
• Protegen el contenido sensible y clasificado con sólidos controles de seguridad.

¿Cómo lo puedo conseguir?

La plataforma digital de Alfresco con los módulos Alfresco Content Services (ACS) y Alfresco Process Services (APS) logra una renovación digital permitiendo un estado de máxima productividad al conectar de forma rápida, fluida e intuitiva a las personas, los procesos y la información.

Tu organización pueden innovar las operaciones, trabajar de forma más ágil y colaborativa, logrando una eficiencia en una plataforma abierta e integrada que combina las capacidades y funcionalidades de la gestión de contenidos y la gestión de procesos para satisfacer tus necesidades particulares.

Para empezar este proceso de actualización en tu gestión de información sólo necesitas una consultoría especializada con iik Technologies, partner premier oficial de Alfresco en Latinoamérica, de esta forma podemos ser tus aliados para la creación de un plan que vaya con tus necesidades y metas.

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