Los desafíos a los que se enfrentan los departamentos de Recursos Humanos en las organizaciones son cada vez más grandes ya que deben procesar, archivar y recuperar los documentos de la forma más rápida y segura posible. Además, es posible que encuentren dificultad en la alta y baja de personal, debido al riesgo en la información que se les permite acceder.

En este artículo conocerás cómo gestionar y homologar los accesos y permisos del personal a la información empresarial con una plataforma escalable, intuitiva, de código abierto y fácil de usar, que se integra con el directorio activo de tu organización con permisos, puestos y roles.

Desafíos en el área de Recursos Humanos

Una de las inversiones más importantes que realiza una empresa en el proceso de contratación es la puesta en marcha de los nuevos empleados en su puesto de trabajo. Por ello, es importante gestionar y homologar los accesos y permisos del personal, para solucionar los principales desafíos a los que se enfrentan:

• Cuellos de botella que impiden que el personal trabaje de forma eficiente.
• Lentitud en la búsqueda y recuperación de la información asociada a un empleado.
• Dificultad en el control, manejo y actualización de la información de los trabajadores.
• Pérdida de tiempo de labores en búsqueda de información.
• Riesgo en la información que se les permite acceder a los colaboradores.

¿Cómo resolver estos inconvenientes?

Con la implementación de una solución de Gestión de Contenidos (ECM) y Gestión de Procesos (BPM) logrará que todos estos desafíos queden en el pasado, además, el departamento de Recursos Humanos tendrá una herramienta intuitiva y fácil de usar que les permitirá administrar todo el flujo de información de manera rápida y organizada.   

Los empleados de tu organización podrán acceder al contenido crítico, gestionando el contenido en una plataforma que se integra sin problemas con las aplicaciones de tu empresa desde el primer momento. Además, podrás dar acceso al personal a los documentos, independientemente de su ubicación física, y la capacidad de ver y compartir archivos con los miembros del equipo de algún proyecto específico.

En iik Technologies, ayudamos a los profesionales de recursos humanos a gestionar información confidencial, llevar registros detallados, evitando que los datos sean modificados sin permiso o se pierdan, ya que tus documentos estarán alojados de manera segura, conservando un historial de los usuarios que vieron el documento, los cambios que se realizaron y las fechas de cambio.

Beneficios para tu organización

El personal adoptará nuevas modalidades de trabajo que será posible gracias a la tecnología, logrando una nueva visión del acceso a la información y los documentos en cualquier momento y lugar, logrando los siguientes beneficios:

• Rapidez en búsquedas de la información con una operación sencilla que garantiza que solo las personas autorizadas puedan consultar un documento.
• Actualización de documentos de forma rápida e inmediata, ayudando a las empresas que tienen un alto índice de rotación de personal.
• Definición de controles de seguridad garantizando la integridad del contenido, controlando quién puede ver la información y quién puede trabajar en diferentes áreas de un proyecto.
• Acceso del personal a los documentos basado en roles, estableciendo permisos en carpetas y asignando lo que puede hacer cada rol. Estos controles establecen el nivel de autorización necesario para acceder a determinados documentos en tu organización.
• Acceso remoto a los activos de conocimiento y datos en tu empresa, en una plataforma de colaboración, facilitando el intercambio de documentos y activos digitales de forma virtual en toda la organización y fuera de ella.
• Flujos de trabajo automatizados para captura de los registros de empleados, asignación de tareas, envío de notificaciones a responsables, todo esto en una sola plataforma sencilla.

¿Cómo lo obtengo?

Los equipos de Recursos Humanos necesitan las herramientas adecuadas para transformarse en líderes modernos y estratégicos de la organización. Alfresco con los módulos de Alfresco Content Services (ACS) y Alfresco Process Services (APS) permiten alojar la documentación del ciclo de vida integral del empleado, proteger información confidencial, acceder a los archivos desde cualquier lugar y que los colaboradores participen en los flujos de trabajo. En una sola plataforma podrás revolucionar tus procesos de Recursos Humanos.

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