¿No tienes acceso a los documentos físicos o a los alojados en el servidor en sitio de tu organización?

Si en tu organización almacenan sus documentos en un espacio físico o, tal vez, ya una parte se encuentra en un servidor, pero al que sólo se tiene acceso dentro de las instalaciones, la pandemia podría estar causando que los colaboradores no puedan acceder a la documentación e información que requieren para cumplir con sus labores desde casa; pero, no te preocupes, es posible continuar con la operación diaria con las herramientas tecnológicas correctas.

En este artículo conocerás las plataformas que te permiten almacenar, administrar, procesar y gestionar los datos empresariales de forma segura, desde las cuales es posible tener un acceso fácil a la información, desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo. Tu organización podrá reducir drásticamente los costos de almacenamiento físico o en premise con un servicio en la nube escalable, de alta velocidad y con esquemas en donde sólo pagas lo que usas.

¿Cómo realizas la gestión de información en pandemia?

Con la llegada inesperada de una pandemia mundial, la gestión efectiva del contenido empresarial es clave para continuar con la operación diaria. Ahora más que nunca es necesario actualizar los procedimientos internos para que la información esté disponible en todo momento y asegurar la continuidad de las actividades para no afectar la productividad de los empleados o comprometer la salud de los colaboradores.

Debido a la situación de emergencia que se suscitó con el aislamiento, es posible que algunas organizaciones no hayan logrado afinar sus sistemas de información, e incluso no hayan podido garantizar el acceso a los documentos necesarios para la toma de decisiones diarias, lo que originó que el personal deba consultar los archivos físicos o desde algún dispositivo acudiendo a las oficinas exponiéndolos al contagio, al robo, filtración o pérdida de información.

Algunos obstáculos a los que se enfrentan las organizaciones que almacenan la información en espacios físicos, en discos duros de una computadora o en un servidor, son los siguientes:

• Las condiciones para llevar un archivo adecuado deben de ser precisas en grado de humedad y temperatura, para garantizar que el papel extienda su ciclo de vida y su información contenida no se pierda.
• Si el servidor on premise falla o se estropea, corres el riesgo de quedarte sin toda la información almacenada, o al menos sin una buena parte de ella.
• Depende del hardware y, en muchos casos, del conocimiento tecnológico del usuario, por lo cual no hay certezas de seguridad ni buen uso.

Por ello, el reto fundamental para las organizaciones en esta pandemia es proteger los documentos físicos y electrónicos, garantizando el acceso a la información en todo momento y que esté disponible 24/7, con lo cual aseguren la continuidad del negocio. La pandemia ha puesto en valor la importancia de la tecnología y, dentro de ella, uno de sus pilares: es el acceso a los documentos empresariales en la nube, que se ha convertido en una herramienta esencial para sostener la continuidad de negocio en las organizaciones.

¿Está lista tu organización para dar el salto a la nube?

Almacenar la información de tu organización en la nube permitirá ayudar a cuidar de tu recurso humano y que comiencen a trabajar desde casa, sin afectar tu operación administrativa, proporcionando a los colaboradores un fácil, pero controlado acceso a los datos sin necesidad de acudir a las instalaciones de la organización.

La migración paulatina de entidades del sector público y privado hacia la nube ha sido acelerado por la situación sanitaria que actualmente acontece en todo el mundo. Nunca había sido tan necesario poder almacenar, consultar y solicitar datos desde cualquier lugar. Las principales ventajas de una nube robusta para darle soporte a tu información y a tus plataformas tecnológicas son:

• La información siempre está segura, no es necesario hacer copias de seguridad o vivir con el miedo de que un error acabe con todo el trabajo.
• Se puede trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Todos los empleados de tu organización pueden acceder a los documentos y el desarrollo de proyectos almacenados en la nube, siempre que cuenten con la autorización necesaria.
• La información se guarda con total seguridad. Todos tus datos se mueven y se guardan en la nube siguiendo rigurosos protocolos de seguridad.
• Se adapta a las necesidades de cada empresa, permitiendo el pago por uso, así los recursos son utilizados de forma eficiente.
• La  nube es fácil de utilizar y muy intuitiva. Tiene una instalación rápida y sencilla.

La nube se ha convertido en la clave de las empresas que están abordando procesos de transformación digital y necesitan disponer de una infraestructura que les aporte flexibilidad, agilidad y la escalabilidad necesaria para crecer, al mismo tiempo que controlan los costos y mantienen la productividad empresarial con información disponible en todo momento.

¿Cómo lo obtengo?

Amazon Web Services (AWS) y Alfresco, en conjunto, te ayudan a acelerar tus procesos y disminuir el costo de tener tu gestión de contenido y de procesos en la nube. De esta forma, en donde quiera que estés, siempre tendrás acceso seguro y protegido a lo que necesitas para realizar tus actividades. Por ello, desde 2019, Alfresco se posiciona como la única plataforma que está completamente optimizada para implementarse en la nube de AWS. ¡La mancuerna del presente!

Elegir implementar Alfresco en AWS ofrece solo ventajas: un moderno software de código abierto para automatizar procesos, gestionar contenido y gobernar información de manera segura, además de la flexible escalabilidad, alto rendimiento, seguridad y fiabilidad que ofrece AWS. ¡Comienza tu viaje hacia la nube! Solicita tu consultoría con iik Technologies, partner de Alfresco y AWS en Latinoamérica, y juntos conozcamos los planes que se ajusten a tus necesidades y objetivos.