Archivo Institucional Digital
La importancia de la digitalización del gobierno va ligada a que los estados sean más eficientes, incluyentes y resilentes para generar mayor progreso, igualdad y seguridad en sus ciudadanos.
Dentro de estas iniciativas, los datos son la materia prima esencial para conservar una identidad cultural e histórica, además de generar transparencia y confiabilidad en las entidades gubernamentales; es por ello que la documentación está regulada actualmente por la Ley General de Archivos: el primer paso hacia la digitalización de todo el archivo.
¿En qué consiste la Ley general de Archivos?
En que cada sujeto obligado cuente con un Sistema Institucional de Archivo (SIA) homogéneo y que la actividad archivística se estandarice y se alinee a las mejores prácticas, para que toda la documentación física y digital se pueda:
- Organizar
- Conservar
- Disponer
- Localizar
- Garantizar integridad
Para conseguirlo, es necesario seguir con la metodología impuesta por el Archivo General de la Nación, la cual debe ser cumplida por personal y sistemas, que de forma principalmente automática, van a gestionar los documentos y hacer que transiten en su ciclo de vida de tres grandes hitos:
Archivo de Trámite
Los documentos entran por el área de correspondencia y pasan al Archivo de Trámite del área o unidad y se cataloga como documento activo para que se utilice como fuente de información para la toma de decisiones y la resolución de sus asuntos encomendados.
Archivo de Concentración
Una vez el trámite cerrado se hace la transferencia primaria de los documentos al Archivo de Concentración como semiactivos porque pueden ser consultados por la institución. Pasado el tiempo de retención dispuesto en el Catalogo de Disposición Documental, los documentos serán dados de baja o se hará la transferencia secundaria, dependiendo del valor patrimonial de los mismos.
Archivo Histórico
Los documentos transferidos al Archivo Histórico permanecerán ahí indefinidamente porque cumplen como testimonio patrimonial de México y son de libre acceso. El Archivo Histórico puede ser uno particular, el de su entidad federativa o el Archivo General de la Nación, según corresponda.
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Para conseguirlo, es necesario seguir con la metodología impuesta por el Archivo General de la Nación, la cual debe ser cumplida por personal y sistemas, que de forma principalmente automática, van a gestionar los documentos y hacer que transiten en su ciclo de vida de tres grandes hitos:
- Gestionar el ciclo documental completo
- Recibir documentación
- Integrar expedientes
- Consultar controladamente
- Resguardar documentación
- Transferir a otros archivos
- Ejecutar la baja documental
- Seguir lineamientos y pautas de AGN
Las ventajas de realizar el cumplimiento con esta solución
Implementación en 6 semanas
Más usos con el mismo software
Cumplimiento de LGA
Totalmente personalizable
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