¿Los colaboradores en tu organización ocupan largos periodos en recopilar material para hacer sus tareas?
En este artículo conocerás una plataforma para que el personal reduzca el tiempo empleado en búsquedas de documentos e incrementen la productividad, localizando los archivos empresariales de manera ordenada y por categoría, con asignación de tareas que contengan la información necesaria para la resolución de las actividades encomendadas.
Largos periodos en recopilar material para hacer tareas
Desde que se desató la pandemia del COVID-19 se ha establecido una nueva forma de trabajar en las organizaciones, el confinamiento ha permitido a las empresas desenvolverse en un entorno digital que permite la interacción de distintos dispositivos entre colaboradores. Bajo esta línea, las actividades cotidianas que utilizan documentos como soporte documental fluyen a través de diferentes sistemas.
Los documentos empresariales con los que interactúan diariamente los trabajadores pueden estar alojados en papel, en la PC, tablet, celular, memorias USB, correo electrónico o en la nube y son utilizados por el personal dentro de tu organización. Tener estos documentos almacenados en distintas fuentes reducen la productividad empresarial, aumentan los riesgos de seguridad y dificultan la localización del material para realizar tareas.
A menudo las diferentes carpetas documentales son un laberinto, por lo que es difícil encontrar lo que se requiere, ya que en muchas ocasiones se duplica la información, o no se tienen actualizados los archivos en sus últimas versiones y posiblemente existan documentos de trabajo mezclados con anotaciones personales. Ante esto, localizar los archivos que se generan de un proyecto en los cuales han intervenido personas dentro de tu organización, puede llevar más tiempo de lo esperado.
Y si por alguna razón, deseas acceder al archivo histórico para completar alguna tarea, indagar en alguna investigación o buscar material de apoyo para alguna presentación, posiblemente estos documentos aún están en formato físico, la única opción es acudir de manera presencial a la oficina donde se encuentra el documento, recuperarlo y encontrar la información deseada.
Ante estas dificultades y en estos tiempos de trabajo de remoto, obtener información útil de tu contenido empresarial y encontrar rápidamente el documento exacto que buscas, es posible con una solución completa para que accedas a cualquier contenido almacenado en cualquier sistema de tu organización.
Localice documentos de manera ordenada y por categoría
Con una solución de Gestor de Contenido (ECM) encuentra rápidamente el documento exacto que buscas, sin importar el alto volumen de archivos que manejes. La plataforma permite potentes funciones de búsqueda, como las sugerencias de búsqueda instantánea y filtros, que te permiten recuperar el contenido relevante más rápidamente.
Además, es posible realizar búsquedas no sólo por nombre de archivo, sino por metadatos, tipos documentales, aspectos y full text search, haciendo simple y rápido encontrar la información deseada. Accede a cualquier contenido almacenado en cualquier sistema, celular, PC o web sin realizar una migración masiva.
Otro factor para destacar es la garantía de seguridad de tu contenido, controlando quién puede ver los documentos de archivo y trabajar en diferentes áreas de un cuadro de clasificación, estableciendo permisos en carpetas y categorías que protegen el contenido empresarial de más valor en cada fase de su vida.
De esta manera, la información digital estará alojada en una plataforma única, disponible y segura; por lo tanto, sin importar dónde estés, tendrás certeza de que tus datos son íntegros y tus colaboradores tienen acceso al contenido que necesitan para cumplir con sus labores.
Beneficios que recibe tu organización
- El contenido de toda la empresa está disponible a través de un único sistema.
- Extensión de potentes capacidades de búsqueda para encontrar el material indicado y realizar tareas.
- Configuración de reglas que migran el contenido para ir desactivando los sistemas antiguos con el paso del tiempo.
- Garantiza la seguridad con funciones y capacidades que controlan qué funcionalidad está disponible para los usuarios y grupos.
- Múltiples capas de permisos de acceso, que controlan quién puede ver, modificar y eliminar los documentos.
- Gestión de versiones del documento, incluida la función de volver a una versión anterior, simplificando el seguimiento de tareas.
¿Cómo lo obtengo?
La plataforma de Alfresco Content Services (ACS) organiza la información en sitios, los cuales te permiten segmentar los documentos empresariales lógicamente por área, proyectos o procesos, controlando el contenido de la empresa con un gobierno de la información integrado, lo que significa beneficios organizacionales directos y tangibles. Puedes eliminar los silos y permitir la productividad, en cualquier lugar.
Además, ACS ofrece capacidades de gestión de contenido empresarial (ECM) abiertas, flexibles y sumamente escalables. El contenido es accesible desde cualquier lugar y de la forma en la que tu organización trabaje, independientemente de la ubicación, los repositorios o los dispositivos, y se integra fácilmente con otras aplicaciones empresariales.
iik Technologies, como partner Premier de Alfresco en Latinoamérica, puede implementar una solución de gestor de contenido en un plazo desde 4 semanas, la cual consiga: proteger la integridad y privacidad de la información, reducir al máximo el tiempo de búsqueda de información y elevar la productividad de los empleados y procesos. Solicita tu consultoría gratuita para que los documentos y la información de tu organización sean mucho más fáciles de encontrar, permitiendo a tus colaboradores centrarse en sus funciones principales, en lugar de buscar archivos en repositorios.
