En este artículo conocerás cómo gestionar correctamente los documentos que requieren una oficialización mediante una firma. Tu organización no sólo necesita incorporar una firma o sello digital, sino un proceso claro y transparente para ocuparla. Únicamente de esa forma tu organización incrementará su productividad.  

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El gran hito de la oficialización: la firma

Dentro de los documentos oficiales la firma tiene como fin identificar, asegurar o autentificar la identidad de un autor o remitente; también puede ser usada como una prueba del consentimiento de la información contenida en el documento, por lo tanto, le confiere validez oficial al documento.

Lo que antes únicamente podía hacerse a través de la firma autógrafa, ahora también es posible mediante la firma electrónica:

Existen diversos tipos de documentos indispensables dentro de una organización que requieren oficializarse por medio de firma, por ejemplo:

• Contratos de compra/venta de productos o servicios.
• Contratos laborales.
• Autorizaciones para la prestación de servicios.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Peticiones públicas.
• Decisiones judiciales.
• Aprobación de cotizaciones.
• Notificaciones comerciales y corporativas.
• Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso.

Como puedes ver, estos documentos enlistados son de vital importancia para una organización. Para llevar a cabo su oficialización, ¿qué tipo de firma deben preferir?

Tipos de firmas

Existen diversas formas de firmar un documento. Cada una tiene distintas características, las cuales hacen más confiables, seguras y rápidas a una sobre la otra.

La firma autógrafa es aquella que es trazada en un documento por una persona con su puño y letra, es decir, escrita directamente por su autor, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido. Hay personas que simplemente escriben su nombre y otras que tienen firmas más complejas.

La firma electrónica es un instrumento que permite identificarse electrónicamente y expresar consentimiento de manera digital. Existe un gran incremento en la adopción de este tipo de autenticación en el ámbito empresarial para formalizar acuerdos y negocios de cualquier índole.

¿Cuál es la firma ideal para tu organización?

Es común que las personas consideren que firmar de manera autógrafa es la forma más eficaz de probar la validez de una firma. Sin embargo, existen diversos problemas asociados a la firma autógrafa:

1. No existe un registro de la fecha, hora o lugar de la realización de la firma.
2. Para autenticar la firma es necesario la presencia de los firmantes del documento, si las dos partes no consiguen alinear agendas, el momento de la firma se posterga.
3. Requiere que los documentos sean físicamente enviados a los firmantes (que deben retornarlos). En este proceso, frecuentemente hojas de papel son extraviadas o dañadas, lo que causa grandes problemas para todos los implicados.
4. Cuando los documentos son emitidos en papel, hay posibilidad de adulteración de las firmas.

Por la situación que vivimos actualmente, es necesario tomar en cuenta otras alternativas de solución. Debido a las medidas de seguridad sanitarias y de distancia, es casi imposible intercambiar firmas autógrafas de un contrato y, por lo tanto, poder cerrar satisfactoriamente nuestros tratos comerciales o empresariales se está haciendo más complejo de lo habitual.

El uso de herramientas tecnológicas como la firma electrónica desempeña un papel clave para resolver el problema y hacer frente a los desafíos corporativos y contractuales de nuestras actividades. 

Entre las ventajas o beneficios que ofrece la firma electrónica destacan:

1. Reducción de costos, al eliminar la producción de papel y envío de documentación.
2. Organización de los documentos en más simple porque todos se acumulan en un solo lugar y los cambios, movimientos y búsquedas, se realizan en un mismo sitio.
3. Ahorro en tiempo al dejar de imprimir, rubricar, enviar o buscar documentos en archivos físicos.
4. Acceso en cualquier momento y desde cualquier dispositivo para firmar, solicitar firmas o revisar la documentación.
5. Incremento en seguridad con sistemas de protección digital altamente eficaces y totalmente confiables. Prevé falsificación de firmas, alteraciones anormales en el documento, envío a personas no autorizadas y más.
6. Aumento de productividad en la empresa acelerando procesos y teniendo claridad y visibilidad de qué ha pasado con el documento, qué falta y quién es el encargado.

Pero, ¿la firma electrónica sí es válida?

En julio del 2001, la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI) publicó la Ley Modelo sobre las Firmas Electrónicas con el objetivo de posibilitar y facilitar la utilización de firmas electrónicas para ayudar a los Estados a establecer un marco legislativo moderno, armonizado y equitativo que permita regular con eficacia el trato jurídico de las firmas electrónicas de modo que su utilización no dé lugar a dudas sobre su seguridad.

En México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada fue publicada en Enero del 2012 y fundamenta su validez en nuestro país. Según dicha ley, cualquier documento generado electrónicamente o mensaje de datos, podrá utilizar este tipo de forma electrónica. Además, mediante las reformas más recientes del Código Civil se refuerza y se reconoce que todos los contratos celebrados con soluciones electrónicas son válidos y ejecutables.

Artículo 7 – Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos.

Ley de Firma Electrónica Avanzada

¿Con una solución de firma electrónica basta?

La respuesta es ¡NO!. Cuando se hace una implementación de firma electrónica sin orden, ni claridad en los procedimientos y que tampoco está integrada a otras herramientas, el momento de la firma se resuelve, pero la gestión que implica sigue siendo manual y existen problemas asociados a la gestión de la firma electrónica:

1. No tener un control de las solicitudes realizadas para ejecutar la firma de algún documento.
2.  No saber el estado o estatus de la solicitud de la firma que se realizó.
3. Fallas en la comunicación y en el envío de los documentos asociados a la firma.
4. Tener retrabajo por omisión de alguna instrucción o acción que se tuvo que realizar como parte de la firma.
5. Irregularidades y equivocaciones en la parte de supervisión legal.
6. Hay una posibilidad de evasión de seguridad o filtración de información.
7. El almacenamiento de la documentación no es efectivo.

¿Qué requiere tu organización para que la firma electrónica realmente funcione?

1. Procedimientos claros según el tipo documental, ya que cada proceso es diferente según el tipo de documento que se esté firmando. Este procedimiento debe ser visible y trazable para todos los interesados dentro del proceso del firmado.
2.  Involucrar de forma segura y en una sola plataforma a los firmantes internos y externos.
3. Asignaciones y notificaciones inmediatas que te permitan hacer un seguimiento adecuado y puntual de la gestión de la firma.
4. Visibilidad y seguimiento para las auditorías.
5. Retroalimentación al área legal en casos específicos.
6. Señalamiento de lugar y orden de firmas.
7. Almacenamiento automático en su expediente correspondiente.

¿Cómo obtengo una solución de gestión de firma electrónica?

Con la solución de Gestión de Firma Electrónica de iik Technologies, basada en la plataforma de transformación Digital Alfresco, con los módulos de Gestión de Procesos de Negocio (APS) y el Gestor de Contenido (ACS), más la firma electrónica que tu organización utilice o prefiera. Por lo tanto, esta solución es personalizable, escalable y de estándares abiertos.

Los beneficios que recibe tu organización son:

• Ahorro en tiempos y costos
• Disminución de riesgos y fraude
• Agilidad en la operación
• Incremento de productividad
• Visibilidad y transparencia
• Cumplimiento legal y regulatorio
• Mayor satisfacción entre clientes y usuarios

Aún en modalidad home office, la oficialización de documentos no se detiene. Solicita tu consultoría gratuita y conoce cómo gestionar la firma electrónica ahorrando 80% de tiempos y reduciendo costos operativos en la oficialización de documentos.