Teniendo esta problemática en mente, en este artículo conocerás cómo cumplir con las obligaciones fiscales de tu organización de una manera rápida y sencilla. Iik Technologies, de la mano de nuestros partners Alfresco y Ephesoft, ofrecen una solución que cubre todo el ciclo de vida de uno de los tipos documentales más frecuentes y vitales dentro de cualquier organización: las facturas, y te contaremos cómo deben ser gestionadas, desde su digitalización hasta su almacenamiento y retención, completando todo el proceso en una ùnica plataforma de Transformación digital.

¿Quieres conocer más de la solución? Comienza con nuestro Webinar que realizamos para presentarla:

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1. La importancia del cumplimiento fiscal
2. ¿Cuánto tiempo se deben conservar las facturas?
3. ¿A cuánto ascienden las multas?
4. La tecnología, un aliado para el cumplimiento fiscal
5. Digitalización de facturas
6. Gestión de facturas
7. Beneficios que recibe tu organización

La importancia del cumplimiento fiscal

Existen una gran cantidad de regulaciones nacionales e internacionales que deben cumplir las empresas en cuestión de impuestos. Este escenario exige que las organizaciones proporcionen información precisa relacionada con la asignación de sus ingresos, los impuestos pagados, indicadores de ubicación de la actividad económica, entre otros aspectos. 

Hoy se torna fundamental reportar ante el fisco ciertas actividades que pretenden llevar a cabo las organizaciones para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. Un error u omisión en el cálculo del impuesto puede conducir al pago de intereses, recargos o multas, que incluso pueden representar entre el 150% y el 200% del impuesto omitido. Por ejemplo, en México, el Sistema de Administración Tributaria (SAT) puede cancelar los Certificados de Sello Digital, lo que significa un enorme dolor de cabeza para las organizaciones porque, por un lado, no pueden facturar y, por ende, están imposibilitadas de generar ingresos, y, por el otro, porque recuperar estos certificados puede demorar un largo tiempo y laboriosos trámites.

¿Cuánto tiempo se deben conservar las facturas? 

En términos generales el plazo para conservar la contabilidad de las facturas, según establece el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación mexicano (CFF), es de cinco años, contado ese plazo desde la fecha en que se presentaron o debieron ser presentadas las declaraciones anuales relacionadas a dichas facturas. En algunos casos muy específicos, según el tipo de régimen al que se esté adscrito, este periodo puede alargarse hasta 10 años.  

Esta obligación se impone para comprobar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales del contribuyente y, si no es así, imponer las sanciones que correspondan. 

La retención de las facturas es muy útil para comprobar el estado financiero de la empresa, otorga seguridad legal a sus administradores y sirve como prueba en caso de alguna auditoría o acusación. Es por ello que es de primordial importancia no sólo llevar una retención según la ley, sino hacerlo a partir de una plataforma que garantice transparencia y control documental, con la cual sea posible comprobar la legitimidad de las facturas retenidas.  

¿A cuánto ascienden las multas?

En cada país las sanciones monetarias por incumplir con las regulaciones son variadas. En México, las multas impuestas por el SAT van desde los 3 mil hasta los 15 mil pesos mexicanos, sin contar aquellas derivadas de no acudir a los requerimientos del SAT mediante las notificaciones.

Una de las infracciones que se adicionan a la leyes fiscales tiene que ver con el acto de no presentar o entregar la Contabilidad Electrónica al SAT. Si la autoridad detecta el incumplimiento aplicará una multa y si tu organización reincide, deberás pagar un gran monto por penalización.

Las multas también contemplan realizar la gestión de facturas fuera de las fechas y plazos establecidos, o bien, no hacerla de acuerdo con las reglas determinadas por la autoridad fiscal o con información alterada.

Para más detalle, el Artículo 81 del Código Fiscal de la Federación (CFF) anota que las causas para hacerse acreedor a una sanción o multa son:

• No presentar la contabilidad a través de la página de Internet del SAT.
• Entregarla fuera de los plazos establecidos en las disposiciones fiscales.
• No entregarla de conformidad con las reglas de carácter general.
• Entregarla con alteraciones que impidan su lectura.

Las multas por estas infracciones aplican para todos los contribuyentes obligados a entregar su Contabilidad Electrónica, es decir, todas las personas que han brindado el correo electrónico del SAT para dar de alta el Buzón Tributario. No importa si es persona física o moral, pueden recibir un aviso de auditoría electrónica si se detectan incoherencias entre ingresos, gastos y el pago de impuestos.    

Si tu organización presenta de forma extemporánea o no entrega la declaración anual de impuestos podría hacerte acreedor a recargos, multas y sanciones. Los recargos se calculan según el retraso, pero pueden ir desde los 12 mil 640 hasta los 25 mil 300 pesos mexicanos y el cargo en contra de las personas encargadas, si la declaración fiscal no fue presentada o se hizo con datos falsos o imprecisos, es el de fraude fiscal.  

La defraudación fiscal se refiere a quien con uso de engaños o aprovechamientos de errores, omita total o parcialmente el pago de alguna contribución y obtenga un beneficio indebido en perjuicio del fisco federal. Por ejemplo: cuando se utilice documentación e información falsa, no expedir comprobantes fiscales, declarar pérdidas fiscales inexistentes, deducciones falsas e ingresos acumulables menores, así como la omisión de impuestos retenidos y no presentar por más de 12 meses declaraciones definitivas o de un ejercicio. 

La autoridad podrá imponer sanciones penales sin posibilidad de fianza a las personas morales acusadas de este delito, es por ello que tener la contaduría en orden y de forma transparente y auditable, facilita a detectar y prevenir inconvenientes fiscales y para ello el principal aliado de su organización debe ser la tecnología. 

La tecnología, un aliado para el cumplimiento fiscal

Algunas empresas continúan administrando y consolidando su facturación en papel, aunque ya no sea la práctica más recomendable, debido a la cantidad inmensa de documentos físicos que genera y recibe una organización a diario, en consecuencia, es muy común que muchas facturas se traspapelen, acaben en la basura por error o terminen en el lugar más inesperado. Estos incidentes son un problema para tu institución, ya que obstaculiza la posibilidad de responder rápidamente a las nuevas demandas del negocio y, también, los requerimientos para el cumplimiento fiscal.

De esta forma, la tecnología desempeña un rol fundamental para aumentar la gobernanza de las acciones del departamento fiscal, incrementando la eficiencia de las operaciones diarias y mejorando el cumplimiento tributario. Esto ha dado lugar a una oportunidad para estandarizar y optimizar los procesos fiscales, en tiempos en que los plazos de los cumplimientos tributarios se han reducido.

Sin duda, la tecnología está transformando la función fiscal y está dando a las empresas una oportunidad única para eficientar sus procesos de cumplimiento fiscal y desempeñarse mejor en un contexto tan difícil como el actual. 

En iik Technologies contamos con una solución que facilita el cumplimiento fiscal de tu organización, cubriendo todo el ciclo del proceso de facturas, desde la digitalización hasta la entrega, pasando por la captura con OCR y la aprobación. Completamos todo el proceso con una sola plataforma, optimizando la inversión y evitando errores de integración.

Digitalización de facturas

La forma habitual de procesar facturas resulta un proceso demasiado laborioso, lento y, por lo tanto, ineficiente. En iik Technologies, de la mano de nuestro partner Ephesoft, contamos con la solución inteligente para digitalizar facturas en formato físico, que consiste en capturar, digitalizar, optimizar y extraer los metadatos de dichas facturas. Esto impacta en reducción de tiempos y costos, optimización de procesos y eliminación errores por el ingreso manual de datos.

La digitalización con reconocimiento inteligente (OCR) permite que todas sus facturas sean procesadas, clasificadas y se les extraiga la información relevante y ésta sea depositada en su gestor de contenido, con lo cual es posible consultarlas de forma segura y eficiente.

Los 6 pasos para la digitalización con reconocimiento inteligente (OCR) de facturas son:

1. Captura de facturas: Ingreso de las facturas de forma manual o automatizada a la solución desde el origen electrónico o físico que tengan.
2. Procesamiento de imagen: Optimización de la imagen de la factura, al remover manchas, marcas de agua y otros desperfectos que ésta pudiese tener que afecten la visibilidad del contenido que contiene.
3. Clasificación: Machine Learning que, a partir de cómo se ve la factura y qué es lo que contiene, aprende a clasificar correctamente tus facturas según los requerimientos establecidos por tu organización.
4. Extracción de metadatos: Los metadatos elegidos en la factura son encontrados y extraídos de forma automática en cada archivo, con los parámetros y formatos elegidos dependiendo las reglas del negocio. Por ejemplo, sin necesidad de capturistas ten en tu gestor los campos de monto, emisor, concepto, fecha y más.
5. Validación: Asegura que los datos ingresados sean los correctos. Si no se cumple con el porcentaje de certidumbre deseado, la factura pasa a revisión de un operador en donde corrobora o corrige los detalles del OCR. Menos de un 5% de los documentos procesados pasan por esta etapa.Asimismo, si los datos no cumplen ciertas reglas, por ejemplo que en dos puntos de la factura tenga el mismo número de folio o que el nombre del emisor sea el de tu organización, rechaza la factura por no cumplir con los estándares requeridos.
6. Entrega: Las facturas clasificadas con sus metadatos asociados son entregados al sistema que se defina, como ERP, ECM, CRM o bases de datos on Premise o en la nube.

Los resultados benéficos a su organización, que podrá ver reflejados de manera casi automática, son:

Procesamiento manual de facturas	Con la solución de iik y Ephesoft
Facturas recibidas diariamente por papel y correo. 5 días para ingresar las facturas en el sistema.	Las facturas son escaneadas y procesados el mismo día que se reciben.
10 empleados requeridos para soportar el proceso.	4 personas procesando la misma carga de trabajo sin backlog. Reducción significante en el staff utilizado para el flujo completo
Ingreso de datos y validación de errores.	Ruteo de imágenes de facturas mejora el proceso de revisión y aprobación
Facturas perdidas. Pagos perdidos o tardíos. Imposible localizar documentos.	Puede ser consultado por múltiples personas en diferentes locaciones al mismo tiempo.

Si el origen de tus facturas son en formato digital pueden integrarse y estar alojadas en una la plataforma integral de gestión documental y procesos de negocio: Alfresco. Esta suite va a permitirte integrar desde un portal único, correo o directamente en la plataforma, tus facturas digitales en formatos .PDF y .XML y el sistema, de forma automática, creará su carpeta a partir de la taxonomía solicitada, extraerá los metadatos y los afiliará a ambos formatos de la misma factura, sin necesidad de intervención humana ni de otras herramientas.

Gestión de facturas

La gestión del ciclo de vida de las facturas no termina con su digitalización, es por ello que es necesaria la plataforma de transformación Digital Alfresco mediante los módulos de Gestión de Procesos de Negocio (APS) y el Gestor de Contenido (ACS), los cuales contienen las herramientas para llevar a cabo la correcta gestión de las facturas según los lineamientos fiscales y, además, consigue la estandarización y la automatización de las tareas que conforma este proceso.

La gestión de las facturas es un punto clave, ya que están involucrados varios departamentos, tanto en la emisión a clientes, como en la recepción de facturas de proveedores. Es por ello que es necesario disponer de una plataforma que centralice, administre y coordine todo el proceso.

La Solución de iik Technologies de la mano de nuestro partner Alfresco permite:

1. Visibilidad de quién y cuándo se hicieron modificaciones en las facturas, teniendo oportunidad de consultar o restablecer a versiones previas.
2. Realizar búsquedas no sólo por nombre de archivo, sino por metadatos, tipos documentales, aspectos y full text search, haciendo simple y rápido encontrar la factura deseada.
3. Asignar permisos de acceso a usuarios, creando roles para facilitar la gestión de facturas.
4. Posibilidad de asociar información relevante a facturas, empleándolas para facilitar búsquedas y como generadores de valor para integraciones, gestión, procesos y seguridad.
5. Configuración de acciones que se ejecutan según reglas personalizadas, por ejemplo, cuando se crea, modifica o borra contenido, se les puede asignar tipos documentales, moverlos de carpeta, archivarlos o modificar sus permisos automáticamente.
6. Conexión simple e intuitiva con otras herramientas como ERP, CRM, Google Docs, OCR, entre muchas más.

Esta solución de gestión de facturas cuenta con API’s y estándares abiertos para integrarla con el resto de herramientas tecnológicas que use su organización, así podrá acceder al contenido desde el contexto de los sistemas centrales y orquestar los procesos de negocio en su totalidad.

Además, en cuestión de infraestructura, puede ser desplegada en sitio, en la nube o en un ambiente híbrido según sean los requerimientos y políticas de su organización sobre seguridad  y acceso a la información.

Beneficios que recibe tu organización

Con nuestra solución podrás automatizar la comunicación entre departamentos, evitar la pérdida o deterioro de facturas y disponer de una herramientas de control que asegure el buen funcionamiento de todo el proceso de facturación.

El objetivo de nuestra solución es conseguir que los procesos sean automatizados y ágiles para el cumplimiento fiscal de tu organización.

• Mejora de procesos al evitar errores en la información y eficiencia en tiempos, lo que deriva en una mejor atención a los usuarios internos y clientes finales.
• Ahorro en costos:  al optimizar espacios donde se almacena la facturación, al igual que la inversión en insumos como papel, tinta para impresión, bolígrafos, etcétera.
• Mejora el ROI: al elevar la productividad de los empleados y procesos, gracias el correcto ordenamiento de las facturas que permite agilizar las labores del personal, lo que se traduce en reducción de costos y aumento de la calidad operativa, situaciones que tienen un impacto directo en el retorno de la inversión
• Regularidad fiscal: Da certeza de tener un manejo adecuado de las facturas, lo cual deriva en un cumplimiento fiscal más rápido, certero y transparente, que exente multas y sanciones a tu organización
• Seguridad: Proteger la integridad y privacidad de la facturación.

¿Te gustaría ver funcionando esta solución y conocer cómo puede adaptarse exactamente a las necesidades y requerimientos de tu organización?

Solicita tu consultoría gratuita y conoce cómo gestionar tus facturas automáticamente a lo largo de todo su ciclo de vida, olvídate de penalizaciones o auditorías complejas.

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