¿Los datos críticos de tu organización están atrapados en una montaña de documentos físicos?

Los documentos, según su tipo, tienen datos imprescindibles para tu organización, los cuales necesitan estar disponibles y a la mano para ejecutar tareas, pero generalmente estos datos están sepultados entre el contenido restante.

En este artículo conocerás una solución que permite que, prácticamente sin intervención humana, tu organización consiga que todos tus documentos sean procesados, clasificados, se les extraiga la información relevante y, ahora como documentos explotables y valiosos, estos puedan alimentar los sistemas y procesos de tu organización, además de alojarse y poder consultarse de forma segura y eficiente.

¿Estás procesando tus documentos en papel?

Si en tu organización los registros, archivos, expedientes y documentos físicos se acumulan en almacenes o depósitos, es muy probable que los datos no se puedan buscar ni encontrar con facilidad. En estos procesos tradicionales, para encontrar datos o puntos relevantes en los documentos, una persona debe rastrear, leer, anotar y procesar dicha información, lo cual puede tardar una eternidad.

Si tu organización sigue basando la entrada y generación de información desde documentos físicos, las cifras arrojan que más del 80% de dicha data está atrapada como contenido no estructurado. Las empresas con grandes volúmenes de documentos físicos suelen enfrentarse a los siguientes obstáculos:

• Procesos lentos y manuales.
• Altos costos de tinta y papel para la impresión.
• Necesidad de espacio de almacenamiento físico para los archivos en papel.
• Esfuerzos que consumen tiempo para clasificar y archivar manualmente documentos.
• Documentos electrónicos, como imagen o pdf escaneado del físico, que funciona como contenido no estructurado
• Dificultad para analizar datos de los clientes.
• Posibilidad a los errores humanos.

Si tu organización se enfrenta a cualquiera de estos inconvenientes, la tecnología puede ayudarte a transformar tus datos en unos nativamente digitales que maximicen la eficiencia y reduzcan los costos.

La llave que libera el potencial de los datos no estructurados

En la actualidad, el acceso instantáneo a los datos, la inteligencia empresarial, la seguridad, la productividad y la eficiencia son fundamentales para el éxito. Muchas organizaciones se están dando cuenta que los datos valiosos están atrapados en sus documentos físicos y, con la pandemia, acceder a estos es más difícil que nunca. De ahí que sea urgente aprovechar las plataformas innovadoras que le permiten a tu organización hacer más que simplemente escanear documentos… Digitalizar es mucho más. Ahora la tecnología les permite clasificar, aprender y extraer el significado de tus documentos, utilizando herramientas de captura inteligente basadas en Inteligencia Artificial y Machine Learning.

Pongamos un ejemplo: Para la adquisición de un servicio se tiene que firmar y enviar un contrato de vuelta. Ese formato es de 5 páginas en donde están desglosados los términos, las condiciones y, por supuesto, la información del contratante y del contratista. Para recibir y procesar el contrato se tiene la plataforma de captura inteligente, la cual identifica que es un contrato y rastrea la información relevante de éste: nombre del contratante, fecha, monto, concepto… en fin, los que tu organización defina. El nombre y firma puede validarla con el escaneo de la identificación oficial del contratante, para asegurarse que los datos sean iguales, de no ser así, rechazar el contrato. De igual manera, si identifica una alteración en el resto del contenido, por si se modificaron cláusulas sin autorización, también puede notificarlo. Estos resultados y la información extraída, posteriormente, la lleva hasta el centro de almacenamiento controlado.  Este proceso, que probablemente a una persona le llevaría unos 20 minutos mínimo, una plataforma de captura inteligente puede realizarlo en segundos y sin limitantes de fechas u horarios laborales.

De esta manera, tu organización será más eficiente, reducirás costos operativos, y mediante la clasificación de datos automatizados, puedes conducir a mejores procesos de negocio e iniciar el camino de la transformación digital en tu empresa.

Las organizaciones que tienen grandes volúmenes de papel, así como procesos críticos basados en el contenido, son las que más se beneficiarán de la tecnología para liberar el potencial de los datos en tus documentos empresariales. Por ejemplo, los bancos o instituciones financieras guardan información de cuentas, créditos y préstamos y suelen tener cientos de páginas de contratos, en el sector salud guardan registros manuscritos de pacientes, informes de laboratorio y formularios, estos son sólo algunos ejemplos de organizaciones que crean y gestionan un gran volumen de contenidos. Otros sectores son las compañías de seguros, las entidades de Gobierno, educación, logística, fabricación y muchos más.

Tu organización puede aprovechar las ventajas de la tecnología y desbloquear el valor de la información en tus documentos físicos, los datos críticos estarán disponibles para usarse cuando se necesiten.

¿Cómo lo obtengo?

Desbloquea el valor de la información con la digitalización a partir de captura inteligente, la cual consiste en Machine learning, OCR, ICR y más. Esta es la tecnología más avanzada para digitalizar miles de documentos al momento y depositarlos en el sistema de tu elección clasificados, validados y con su información crítica extraída.

Conoce los 6 pasos para la digitalización con captura inteligente

Con la solución de captura inteligente se pueda llevar a cabo la extracción de información relevante según tipo documental y estos datos se depositen en sistemas para su uso, obteniendo numerosos beneficios para tu organización:

• Reducción de las tasas de error humano en la clasificación de documentos, gracias al ahorro significativo del tecleo manual, la información no tendrá errores ni dedazos.
• Mayor efectividad, el trabajo puede completarse más rápido y de manera más eficiente con la reducción de procesos manuales.
• Mayor precisión gracias a los múltiples motores de reconocimiento: OCR, ICR y Machine Learning, la solución no tiene limitantes de horario, lugar ni número de documentos, por eso siempre solventa las exigencias de tu mercado.
• Reducción de costos de consumibles en documentos físicos, disminuyendo impresiones. Tu organización puede ser libre de papel y ayudar al medio ambiente.
• Integración automática de la información con los sistemas que usa tu organización, olvidando la captura manual, agiliza tus procesos de negocio hasta un 90%.

Todo esto es posible mediante una solución personalizada de Captura inteligente. iik Technologies, como el partner líder de Ephesoft en la región, puede diseñar e implementar una solución de digitalización con captura inteligente a partir de 6 semanas. Haz la transición de físico a realmente digital. Solicita tu demostración y conoce cómo tu organización debería empezar de forma personalizada y escalable.