Los documentos, según su tipo, tienen datos imprescindibles para tu organización, los cuales necesitan estar disponibles y a la mano para ejecutar tareas, pero generalmente estos datos están sepultados entre el contenido restante. Esto sucede con documentos físicos, pero también electrónicos. ¿Cómo evitarlo? Con un Archivo Digital Único.

En este artículo conocerás cómo transformar tus documentos físicos y archivos electrónicos en datos digitales, disponibles y controlados. ¿Necesitas validar datos? ¿Dar respuestas rápidas a tus solicitudes? ¿Certificarte con ISO? Entonces, esto es lo que necesitas para ser una organización libre de papel con un archivo digital central en donde toda tu información siempre está disponible.

¿Cómo tener un archivo organizado y gestionado digitalmente?

Las organizaciones saben que la documentación debe ser su aliado y no el impedimento para entregar un servicio. Entendemos que no es lo mismo una organización que reciba miles de documentos diarios o una que sólo genere documentación de forma interna. Según la etapa en la que se encuentre tu organización y la tecnología que utilizas, se puede identificar si tu Archivo Digital puede ser totalmente automatizado o parcialmente, por eso la tecnología que se use deberá ser distinta.

¿Te has enfrentado alguno de los siguientes obstáculos?

• Horario limitado para recibir solicitudes.
• Dificultad en almacenar, recibir y enviar documentos.
• Posible pérdida, alteración o filtración de información sensible.
• Imprecisiones en los pasos a seguir para responder solicitudes.
• Altos costos para la impresión y resguardo de archivos en espacios físicos.
• Esfuerzos que consumen tiempo para clasificar y archivar manualmente documentos.
• Documentos electrónicos, con contenido no estructurado, que dificulta el análisis de datos.

Posiblemente alguno de los escenarios anteriores es común que suceda en el día a día de tu organización. O quizás, hay algún otro inconveniente que esté impidiendo que tu información esté disponible para realizar las tareas correspondientes en el transitar diario de tu empresa. Por ello, dependiendo de las necesidades y características de tu organización, se puede iniciar el camino para identificar las distintas formas y conseguir un Archivo Digital Único. Aquí te compartimos algunos ejemplos, pero, no son los únicos:

• Busques migrar tu archivo histórico.
• Requieras validar datos dentro de la documentación.
• Necesites recibir documentos directamente de tu cliente/usuario.
• Respondas de manera inmediata a solicitudes.
• Gestiones la documentación interna de tu organización.
• Entre muchos otros escenarios.

La mejor opción para tu organización dependerá de la necesidad central, partiendo de eso, se deben considerar los puntos para empezar la transición a digital o para terminarla, según la etapa en que esté tu organización, así como el tipo de tecnología en caso de que recibas grandes flujos de información o si, por lo contrario, es poca pero constante. 

¿Cómo lo obtienes?

En iik Technlogies, te ayudamos a identificar los requerimientos actuales de tu negocio, para transitar hacia un Archivo Digital Único. Es posible migrar tu archivo histórico digital a un repositorio central para garantizar que la información fluya eficientemente y cumpla su propósito. Incluso, se puede mantener la gestión física de la documentación y posteriormente migrarlo a una solución digital.

Si tu organización requiere validar datos, es posible mediante reglas personalizadas, para aprobar o rechazar la viabilidad de la solicitud según los documentos otorgados. Si necesitas responder de manera inmediata a solicitudes, lo puedes realizar en donde quiera que te encuentres, las 24 horas del día, los 365 días del año, mediante una plataforma que permita realizar en línea cualquier solicitud a partir de un formulario, agilizando las solicitudes y dando resoluciones rápidamente.

Si uno de tus objetivos es recibir documentos directamente de tu cliente o usuario, es posible, con una plataforma que adjunta la documentación digitalizada, en casillas desglosadas, para que los colaboradores de tu organización reciban documentos validados y protegidos y tengan todo a la mano al momento de realizar sus tareas y los tiempos de respuesta sean menores y más precisos.

Tu organización puede aprovechar las ventajas de la tecnología e iniciar la transición hacia un Archivo Digital Único, de esta manera, la información en tus documentos estará disponible para usarse cuando se necesite, para ser una institución eficiente, conducir a mejores procesos de negocio e iniciar el camino de la transformación digital.

Beneficios

• Acelerar los procesos y brindarle los datos rápidamente a tu tecnología y personal.
• Recibir solicitudes y que se gestione la documentación en cualquier día del año y desde cualquier lugar.
• Mayor efectividad, el trabajo puede completarse más rápido y de manera más eficiente al reducir o eliminar el tiempo consumido en clasificar, archivar y buscar documentos.
• Almacenamiento ordenado, seguro y automático de documentos desde el inicio de la solicitud.
• Reducción de costos de consumibles en documentos físicos, disminuyendo impresiones. Tu organización puede ser libre de papel y ayudar al medio ambiente.
• Realiza notificaciones automáticas y ágiles que permiten una rápida respuesta a los usuarios.
• Integración automática de la información con los sistemas que usa tu organización.
• Conseguir auditorías fácilmente y acceder a certificaciones de seguridad y calidad

Transforma tus documentos físicos y archivos electrónicos en datos digitales, disponibles y controlados. Revisa nuestro webinar para iniciar tu transición a un archivo digital y conoce los pasos que necesitas seguir para tener un 2022 lleno de innovación.

Da el primer paso para empezar hoy mismo tu Archivo Digital con iik Technologies.