¿No sabes cómo operar con normalidad si no estás recibiendo ni distribuyendo documentos físicamente? Aún en modalidad home office, la gestión de correspondencia no se detiene. En este artículo conocerás cómo a través de la tecnología puedes optimizar y digitalizar la recepción, registro y entrega de correspondencia en tu organización. Ten procesos rápidos y eficientes, garantiza la seguridad e integridad de la información en tu organización, ahorra tiempos y disminuye el presupuesto destinado a paquetería.

Dificultades de la gestión de correspondencia en trabajo remoto

Las ventanillas de recepción de correspondencia en cada organización gubernamental son las encargadas de brindar servicios centralizados de recepción, registro y entrega, en tiempo y forma, de la documentación interna y externa, con el fin de dirigirlo a diferentes áreas y se le pueda dar un seguimiento adecuado. 

Sin embargo, debido a la contingencia sanitaria se ha dificultado la operación de este departamento por diversas situaciones:

• Entregar correspondencia en físico conlleva un riesgo de contagio.
• Recibir la documentación en oficinas no es posible con el semáforo epidemiológico en constante cambio.
• El envío de correspondencia a otras sucursales o Estados se manda por paquetería a las personas o áreas correspondientes. En caso de que se requiera una corrección, se debe regresar de nueva cuenta en paquetería al área de Oficialia de Partes, lo que implica procesos tardados, no hay una respuesta inmediata y existe un alto consumo de recursos.
• La documentación en ocasiones llega al domicilio de la persona que debe dar seguimiento, lo que puede ocasionar que la información oficial, confidencial y sensible se filtre, se pierda o sea extraviada en este proceso.

Por lo tanto, tomando en cuenta todas estas problemáticas en tiempos de trabajo remoto, seguir utilizando un método tradicional hará prácticamente imposible agilizar los procesos de recepción, registro y entrega de correspondencia en tu organización. Sin embargo, este procedimiento puede optimizarse por medio de las herramientas tecnológicas correctas.

¿Cómo lo obtengo?

La tecnología ha demostrado ser una herramienta útil y necesaria para ayudar a garantizar que los gobiernos continúen brindando servicios durante la pandemia, las herramientas digitales actúan como un elemento facilitador para alcanzar los objetivos de las entidades públicas. Gracias a iik Technologies, la solución de Oficialia de Partes, basada en Alfresco, le permitirá a tu organización:

• Registro de correspondencia de manera automática y digital.
• Asignaciones y notificaciones inmediatas de recepción de la correspondencia para hacer un seguimiento adecuado y puntual.  
• Revisión de la documentación desde cualquier lugar.
• Distribución a la persona indicada de manera digital, sin necesidad de utilizar paquetería.
• Notificación por correo al destinatario que recibe la correspondencia.
• En caso de que el receptor no sea el correcto, lo puede rechazar y regresar automáticamente al área de Oficialia de Partes, dirigiendo el documento de forma inmediata al personal adecuado para su seguimiento.
• En caso de que el receptor sea el indicado, puede informar de inmediato de enterado para agilizar el proceso.
• En cuanto se registra la correspondencia por una persona externa, se guarda automáticamente en el Gestor de Contenido, por lo tanto, no hay pérdida de información.
• El destinatario determina si esa correspondencia debe ser parte de un expediente ya existente o se debe crear un nuevo expediente. Por lo que de manera automática se gestiona como expediente, no como correspondencia, cumpliendo con los lineamientos de la Ley General de Archivos.

Todo esto sin necesidad de interactuar directamente con múltiples plataformas tecnológicas, todo es concentrado a través de la plataforma de transformación Digital de Alfresco utilizando los módulos de Gestión de Procesos de Negocio (APS) y el Gestor de Contenido (ACS). Esta plataforma de interfaz sencilla, amigable e intuitiva para los usuarios, cumple con lo establecido por el Gobierno Federal, donde debemos trabajar con plataformas de estándares abiertos, que sean escalables y personalizables para todas las instituciones.

¿Cuáles son los beneficios que recibe tu organización?

Continuar con tu operación, mientras cumples con las normativas, mediante procesos rápidos y eficientes que distribuyan los documentos.

Beneficios que recibe tu organización

• Gestión de manera centralizada de la correspondencia.
• Agilidad en la operación al dar una respuesta inmediata y eficaz.
• Ahorro en tiempos y costos.
• Visibilidad, transparencia y seguimiento de entrada y salida de correspondencia
• Seguridad en los documentos
• Cumplimiento legal y regulatorio

¿Te gustaría ver funcionando esta solución y conocer cómo puede adaptarse a las necesidades y requerimientos de tu organización?

Solicita tu consultoría gratuita y conoce cómo gestionar tu correspondencia automáticamente en la nueva normalidad