¿Quieres automatizar tus procesos de negocio, pero tu área de TI no se da abasto?

La definición, estandarización y automatización de procesos empresariales son clave para garantizar el éxito a la hora de satisfacer una atención digital y al momento de las organizaciones del hoy, pero ¿qué tan fácil es implementar una solución para ello cuando el área de TI debe encargarse de esta solución y todas las demás plataformas tecnológicas de la organización?

En este artículo conocerás por qué deberías apostar por una solución tecnológica de automatización de procesos que requiera de poco código, además de ser intuitiva, configurable y personalizable, para no depender totalmente de desarrolladores o del área de TI.

Automatización de procesos: Erradicando tareas repetitivas

En el mundo de las organizaciones, nativamente digitales o no, éstas siempre deben buscar la manera de ser más competitivas. El mercado actual se ha globalizado, fomentando una mayor competencia entre las organizaciones que buscan dentro de este marco global aumentar su eficiencia y diferenciarse.

Por ello, son cada vez más las organizaciones que optan por automatizar tareas, con el fin de ser mucho más rentables y eficaces.

La automatización de las gestiones empresariales consiste en estandarizar y permitir que las tareas operativas y repetitivas sean realizadas por una plataforma, con la finalidad que las actividades asignadas al equipo generen valor y sean estratégicas. De esta forma, se acelera y se hace más certero el funcionamiento cotidiano de la organización.

¿Implementar una solución tecnológica requiere de todos mis desarrolladores?

Hace unos años, la respuesta sería un rotundo sí. El código es la base desde donde se nutren y construyen las soluciones, más aún si pensamos que la automatización de procesos requiere de personalización para que se adapte exactamente a sus necesidades. Esto se resumiría en una gran cantidad de código creado y, después, administrado, al que se le tiene que dar mantenimiento, ir adaptando y actualizando, según el avance de la tecnología. De esta forma, para tener una automatización de procesos se requiere prácticamente un área de TI encargada de ello el 100% del tiempo o esta solución poco a poco comenzaría a hacerse obsoleta y quedaría en el olvido. Esto es lo que ocurre con la gran mayoría de desarrollos en casa para la automatización de procesos.

La buena noticia es que ya existe una solución de automatización de procesos que no depende del área de TI porque está pensada para ser mantenida, actualizada y operada por personal no técnico, ya que no requiere código, sino solamente de configuración: Alfresco.

En los siguientes puntos te diremos cómo no necesitas desarrolladores para tener tu solución a medida:

El análisis

El primer paso es que el área de negocios y de operación, junto a un especialista, definan la prioridad de automatización de los procesos y se estandaricen para tener claridad sobre qué tareas lo conforman, qué áreas y roles están involucrados, cuánto tiempo se requiere y demás. De esta forma, se optimizan y estandarizan los procesos para que sean eficientes, claros y alineados con las normativas y objetivos externos e internos. Desde este primer paso se puede involucrar a una consultora externa, como iik Technologies, para auxiliar en el análisis a tu organización.

Los diagramas de procesos

La forma tradicional para trazar diagramas de procesos era que el analista los realizaba con programas de diseño externos y para que estos fueran automatizados los trazos eran enviados al área técnica-tecnológica.

Ahora, con una plataforma de procesos sin código instalada, esto ya no es necesario porque el mismo analista de negocio podrá trasladar de la teoría a la práctica sus diagramas. Con una solución de automatización de procesos como Alfresco, la dependencia con tu área de tecnología es mínima ya que los diagramas de procesos se crean con un sistema de arrastrar y soltar cajas.

Este drag and drop cuenta con un validador BPMN 2.0 que garantiza que el diagrama elaborado siga las mejores prácticas y, de no ser así, dice dónde se encuentra el error para su fácil cambio. Cuando el proceso esté trazado, configurado y validado en su totalidad, con un solo click se crea un aplicativo que ejecuta ese proceso y en donde los usuarios involucrados podrán acceder para realizar sus tareas y revisar el estatus del proceso.

Con que el área técnica o un asesor externo especialista, como iik Technologies, haga la implementación de la plataforma de forma general e integre las herramientas tecnológicas que se van a usar regularmente en los procesos, la creación y optimización de diagramas de procesos, así como su lanzamiento como aplicativo son parte del área al que corresponde dicho proceso y no necesitará ayuda externa por lo intuitivo de la solución.

Formularios y tablas de decisión para nutrir tus procesos

Los procesos de negocio de tu organización contienen tareas que, en muchos casos, requieren plantillas, tablas de decisiones y formularios para recopilar información. Estos, generalmente, eran creados por desarrolladores y diseñadores.

Con soluciones intuitivas sin código como Alfresco Process Services (APS) con sólo configuración y selección es posible crear formularios, plantillas y tablas de decisión con sus respectivas validaciones con solo arrastrar casillas y escribir variables, no se requiere código. Esto permite que la creación y modificación de elementos que facilitan y nutran la ejecución de tus procesos puedan realizarse en unos cuantos minutos y sin dependencia.

Ejecución de procesos en interfaz intuitiva y responsiva

De acuerdo con la configuración realizada, los usuarios según sus permisos, podrán acceder al portal que automáticamente se genera para ejecutar las tareas que lo involucran dentro de dicho proceso. Pongamos como ejemplo la solicitud de inscripción de un usuario o cliente: el operador podrá ver en una plataforma web las tareas que le han sido asignadas para dar resolución a la alta de dicho usuario y darles resolución, como en el caso de necesitar documentación el operador tendrá acceso a la información que requiere para dar la aprobación o negar la solicitud, verá el historial de acciones y podrá tomar la decisión que corresponda con los procedimientos de la entidad. Con ello, el proceso seguirá su curso, ya sea notificando al usuario la falta de información para que la suba, o asignando tarea al área de pagos para que emita una factura.

Este aplicativo responsivo está disponible en un click, cuando se ejecuta el diagrama de proceso trazado, y no requiere de equipo técnico para diseñarlo, ejecutarlo ni implementarlo. Esto permite que el área pueda ser más ágil al momento de seguir incorporando procesos a su plataforma.

La opción libre de código y de estándares abiertos que necesitas

Una correcta implementación de Alfresco Process Services te provee de la plataforma perfecta para la automatización de procesos sin necesidad de que TI tenga completo control y responsabilidad de esta solución, sino el área usuaria y de negocios podrán ser autosuficientes e independientes en la búsqueda de cumplir sus metas.

La recomendación es que una consultora especializada te ayude a hacer la implementación inicial de la plataforma y conecte esta solución a tus herramientas tecnológicas que uses. Ya con la plataforma lista, podrán ser lo autosuficiente que quieran en seguir escalando el número de procesos que tienen automatizados.

Solicita tu consultoría con iik Technologies, partner premier oficial de Alfresco en Latinoamérica, para conseguir un diagnóstico inicial gratuito y conoce cómo luce una solución de procesos automatizados de poco código, intuitiva y configurable, que casi no involucra desarrolladores y que permite realizar tus operaciones diarias de forma rápida y controlada.